Jika Anda ingin berinvestasi pada alat baru untuk bisnis Anda, Anda perlu melakukan riset.
Dalam banyak kasus, penelitian tersebut akan dimulai dengan Request for Information (RFI).
Tidak yakin apa itu RFI? Kami membantu Anda dalam panduan cepat ini.
Apa RFI artinya?
RFI atau Permintaan Informasi adalah alat pendidikan yang digunakan oleh tim pengadaan untuk memahami opsi yang tersedia untuk memecahkan masalah atau menyelesaikan tugas.
Misalnya, jika bisnis memerlukan solusi server baru, mereka akan mengirimkan RFI, dan perusahaan yang menawarkan server akan merespons untuk membagikan lebih banyak informasi tentang produk dan layanan mereka untuk mendidik tim pengadaan.
RFI penting karena mengurangi titik buta dan memberdayakan tim Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik. Dengan lebih banyak informasi yang dapat Anda gunakan, Anda dapat memahami pasar dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pertanyaan yang perlu Anda tanyakan saat Anda melanjutkan proses pengadaan.
RFI vs RFP
Baik RFI dan RFP adalah alat yang digunakan saat mendapatkan alat, layanan, atau vendor baru. Namun, Request for Proposal (RFP) berbeda dari Request for Information (RFI) dalam beberapa hal, termasuk waktu dan jenis informasi yang diperlukan.
RFI adalah langkah awal yang diambil perusahaan untuk meminta informasi dari vendor potensial, seperti dijelaskan di atas. Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan informasi, bukan untuk membuat keputusan akhir. Setelah RFI diajukan, perusahaan akan meninjaunya dan memilih opsi terbaik, dipersenjatai dengan lebih banyak wawasan. Kemudian, mereka biasanya akan mengirimkan RFP.
SEBUAH Permintaan Proposal adalah permintaan formal bagi vendor atau pemasok terpilih untuk menanggapi peluang kontrak tertentu. Dokumen tersebut menentukan ruang lingkup dan harga sehingga calon vendor dapat mengajukan penawaran untuk pekerjaan tersebut.
Tawaran ini kemudian dibandingkan untuk memahami kekuatan dan kelemahan masing-masing vendor, dan yang paling cocok dipilih. RFP adalah dokumen keputusan, jadi pertanyaannya lebih bertarget dan spesifik.
Setelah RFP, perusahaan dapat dihubungi dengan RFQ atau Request for Quote yang memecah proyek lebih jauh ke dalam struktur biaya dan kiriman tertentu.
Praktik Terbaik untuk Dokumentasi RFI
Semakin Anda bijaksana tentang dokumen RFI Anda, semakin baik kualitas tanggapan yang akan Anda dapatkan. Alih-alih mengirim email dengan santai ke perwakilan penjualan dan meminta informasi, membuat dokumentasi RFI akan memastikan bahwa Anda mendapatkan informasi yang Anda butuhkan. Dalam dokumen itu, pastikan untuk:
Perjelas informasi yang Anda minta, dengan cara yang akan mempermudah peninjauan semua tanggapan yang Anda terima. Bersikaplah spesifik tentang bagaimana dan kapan Anda ingin menerima tanggapan vendor. Bersikaplah terbuka agar vendor dapat memberikan informasi yang menurut mereka relevan, tetapi Anda mungkin tidak tahu untuk bertanya. Itulah gunanya RFI. Bersikaplah singkat dan hormati waktu vendor.
RFI biasanya disajikan dalam bentuk PDF atau diposting di situs web untuk memudahkan vendor membaca dan merespons.
Template Permintaan Informasi
Membuat RFI pertama Anda bisa sangat melelahkan. Apa yang harus kamu minta? Informasi apa yang perlu diketahui vendor? Untuk membantu menjawab pertanyaan tersebut, gunakan template sederhana ini untuk mendapatkan hasil maksimal dari proses RFI.
1. Gambaran Umum atau Pernyataan Kebutuhan
Buat garis besar tujuan dan sasaran Anda, bersama dengan beberapa informasi umum tentang perusahaan Anda. Bagian ini harus singkat dan memberikan gambaran umum tentang proyek Anda kepada seseorang yang tidak memiliki informasi latar belakang.
2. Konteks tentang Organisasi
Menyertakan informasi tambahan tentang organisasi Anda dapat membantu vendor menyesuaikan respons mereka dengan kebutuhan Anda. Anda mungkin ingin menyebutkan departemen mana yang memimpin proyek, siapa pelanggan Anda, dan apa nilai perusahaan Anda, antara lain.
3. Detail tentang apa yang dibutuhkan
Masalah apa yang ingin Anda pecahkan? Informasi apa yang Anda butuhkan? Di sinilah Anda dapat merinci apa yang Anda cari. Sertakan informasi tambahan yang mungkin perlu diketahui vendor untuk mengembangkan respons RFI yang menyeluruh. Itu mungkin termasuk:
Keterampilan dan kredensial apa pun yang diperlukan responden mungkin dibutuhkan untuk menjadi Timelines yang sukses atau cakupan umum Apa Anda tidak mencari
4. Informasi tentang proses
Jelaskan bagaimana pihak yang berkepentingan harus menanggapi RFI. Lampirkan template tanggapan jika Anda punya, buat garis besar tenggat waktu, dan catat jika dan kapan Anda akan membalas responden setelah RFI dikumpulkan. Anda mungkin ingin menyebutkan kriteria evaluasi yang akan Anda gunakan saat membuat daftar pilihan untuk RFP.
3 Sampel RFI (Permintaan Informasi)
Butuh lebih banyak inspirasi? Bacalah contoh RFI berikut untuk mengetahui lebih banyak gagasan tentang apa yang harus disertakan dalam Anda. Ketiga RFI ini semuanya berasal dari industri yang berbeda dan memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi ketiganya adalah gambaran umum yang baik tentang opsi yang tersedia untuk Anda.
1. NASA
Ketika NASA menghentikan sebagian dari pesawat ulang-alik mereka, mereka suka memajangnya di museum atau lembaga pendidikan lainnya. Untuk mengukur minat dan memahami opsi potensial untuk bagian pensiun yang akan datang, mereka membuka RFI. Berikut contoh dokumennya:
“RFI ini digunakan untuk mengumpulkan riset pasar bagi NASA untuk membuat keputusan mengenai pengembangan strategi penempatan Space Shuttle Orbiters dan Space Shuttle Main Engine (SSMEs) untuk tampilan publik setelah kesimpulan SSP. NASA sedang mencari informasi dari lembaga pendidikan, museum sains, dan organisasi lain yang sesuai tentang kemampuan komunitas untuk memperoleh dan menampilkan Pengorbit Pesawat Ulang-alik setelah kendaraan tidak lagi berstatus penerbangan. “
Kami menyukai contoh RFI ini karena memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan RFI, dan menguraikan apa yang ingin dipelajari NASA dari proses tersebut.
2. Pemerintah Kanada
Situs web pemerintah adalah tempat yang tepat untuk menemukan contoh RFI karena mereka diharuskan membuat semua proses pengadaan tersedia untuk umum. Contoh berikut ini dari RFI untuk perangkat lunak perencanaan keuangan.
Bagian persyaratan RFI ini adalah contoh yang bagus tentang bagaimana menjelaskan apa yang Anda lakukan dan tidak butuhkan dalam tanggapan. Sementara pemerintah Kanada mencari perangkat lunak perencanaan keuangan, mereka akan tetap menggunakan CRM dan penyedia data lake.
3. Universitas Ottawa
Di RFI berikut kecuali, University of Ottawa sedang mencari solusi integrasi ERP. Yang unik dari RFI ini adalah bagaimana mereka ingin menerima tanggapan. Daripada mengumpulkan tanggapan atau dokumen tertulis, U of O menjadwalkan diskusi strategi dengan pemasok. Ini adalah cara unik untuk mengumpulkan informasi, tetapi berguna jika Anda belum memiliki cukup pengetahuan di bidang tersebut untuk menyusun lingkup pekerjaan.
“Universitas Ottawa (Universitas) mengeluarkan Permintaan Informasi (RFI) ini untuk menjadwalkan diskusi strategi (melalui panggilan konferensi) dari Pemasok yang tertarik dengan pengalaman dalam Integrasi ERP.
Maksud dari diskusi ini adalah untuk mendapatkan umpan balik dari Pemasok untuk membantu Universitas dalam mengembangkan Cakupan Kerja yang lebih akurat dan pendekatan keseluruhan untuk Request For Proposal (RFP) yang akan datang untuk solusi Integrasi ERP. ”
Permintaan Sukses
Setiap RFI akan unik untuk organisasi Anda dan informasi yang Anda butuhkan. Gunakan kerangka di atas sebagai panduan untuk membuat RFI yang akan menghemat waktu Anda dalam mengevaluasi solusi potensial.
Dengan informasi yang benar dikirimkan dengan cara Anda, yang perlu Anda lakukan hanyalah membaca! Anda akan segera mendapatkan solusi terbaik untuk kebutuhan tim Anda.
