Tanyakan kepada atlet profesional atau eksekutif bisnis bagaimana mereka menjadi sukses, dan mereka akan memberi tahu Anda bahwa mereka menguasai suatu proses. Dengan mencari tahu mana dari kebiasaan mereka yang membawa kesuksesan dan mana yang tidak, mereka meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas mereka di tempat kerja.

Tetapi menerapkan proses ke dalam bisnis, departemen, atau bahkan tim adalah hal yang sama sekali berbeda dari mengasah proses pribadi Anda sendiri. Dengan begitu banyak bagian yang bergerak, bagaimana Anda melacak setiap aspek proses bisnis Anda dan bagaimana Anda memperbaikinya?

Diagram aliran data menyediakan cara yang mudah dan efisien bagi organisasi untuk memahami, menyempurnakan, dan menerapkan proses atau sistem baru. Mereka adalah representasi visual dari proses atau sistem Anda, sehingga mudah dipahami dan dipangkas.

Sebelum kita menyelami bagaimana diagram aliran data dapat membantu menyempurnakan sistem atau proses bisnis Anda, mari kita bahas apa itu sebenarnya.

Apa itu diagram aliran data (DFD)?

Diagram arus data (DFD) adalah representasi visual dari aliran informasi melalui suatu proses atau sistem. DFD membantu Anda lebih memahami proses atau operasi sistem untuk menemukan potensi masalah, meningkatkan efisiensi, dan mengembangkan proses yang lebih baik. Mulai dari ikhtisar sederhana hingga tampilan proses atau sistem yang rumit dan terperinci.

Sumber Gambar

DFD menjadi populer pada tahun 1970-an dan terus digunakan secara luas karena mudah dimengerti. Menampilkan secara visual bagaimana suatu proses atau sistem bekerja dapat menarik perhatian orang dan menjelaskan konsep kompleks lebih baik daripada blok teks, sehingga DFD dapat membantu hampir semua orang memahami logika dan fungsi sistem atau proses.

Ada dua jenis DFD – logis dan fisik. Diagram logis menampilkan proses teoretis dalam memindahkan informasi melalui suatu sistem, seperti dari mana data berasal, ke mana perginya, bagaimana perubahannya, dan ke mana akhirnya.

Diagram fisik menunjukkan kepada Anda proses praktis untuk memindahkan informasi melalui sistem, seperti bagaimana perangkat lunak, perangkat keras, file, karyawan, dan pelanggan spesifik sistem Anda memengaruhi aliran informasinya.

Anda dapat menggunakan diagram logis atau fisik untuk mendeskripsikan aliran informasi yang sama atau Anda dapat menggunakannya untuk memahami proses atau sistem pada tingkat yang lebih terperinci. Namun, sebelum Anda dapat menggunakan DFD untuk memahami aliran informasi sistem atau proses Anda, Anda perlu mengetahui notasi atau simbol standar yang digunakan untuk mendeskripsikannya.

Simbol Diagram Alir Data

Simbol Data Flow Diagram adalah notasi standar, seperti persegi panjang, lingkaran, panah, dan label teks pendek, yang menggambarkan arah aliran data sistem atau proses, input data, output data, titik penyimpanan data, dan berbagai sub-prosesnya.

Ada empat metode notasi umum yang digunakan dalam DFD: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM dan Unified. Semua menggunakan label yang sama dan bentuk serupa untuk mewakili empat elemen utama DFD – entitas eksternal, proses, penyimpanan data, dan aliran data.

Sumber Gambar

Entitas Eksternal

Entitas eksternal, yang juga dikenal sebagai terminator, sumber, sink, atau pelaku, adalah sistem atau proses luar yang mengirim atau menerima data ke dan dari sistem diagram. Mereka adalah sumber atau tujuan informasi, jadi biasanya ditempatkan di tepi diagram. Simbol entitas eksternal serupa di semua model kecuali untuk Unified, yang menggunakan gambar stick-figure, bukan persegi panjang, lingkaran, atau persegi.

Proses

Proses adalah prosedur yang memanipulasi data dan alirannya dengan mengambil data yang masuk, mengubahnya, dan menghasilkan keluaran dengannya. Sebuah proses dapat melakukan ini dengan melakukan perhitungan dan menggunakan logika untuk mengurutkan data, atau mengubah arah alirannya. Proses biasanya dimulai dari kiri atas DFD dan selesai di kanan bawah diagram.

Penyimpanan data

Penyimpanan data menyimpan informasi untuk digunakan nanti, seperti file dokumen yang menunggu untuk diproses. Input data mengalir melalui suatu proses dan kemudian melalui penyimpanan data sedangkan output data mengalir keluar dari penyimpanan data dan kemudian melalui suatu proses.

Aliran data

Aliran data adalah jalur yang diambil informasi sistem dari entitas eksternal melalui proses dan penyimpanan data. Dengan panah dan label ringkas, DFD dapat menunjukkan arah aliran data.

Sebelum Anda mulai memetakan diagram aliran data, Anda perlu mengikuti empat praktik terbaik untuk membuat DFD yang valid.

1. Setiap proses harus memiliki setidaknya satu masukan dan satu keluaran.

2. Setiap penyimpanan data harus memiliki setidaknya satu aliran data masuk dan aliran data keluar.

3. Data yang disimpan sistem harus melalui proses.

4. Semua proses dalam DFD harus ditautkan ke proses atau penyimpanan data lain.

Tingkat Diagram Aliran Data

DFD dapat berkisar dari ikhtisar sederhana hingga representasi granular yang kompleks dari suatu sistem atau proses dengan beberapa level, dimulai dari level 0. DFD yang paling umum dan intuitif adalah DFD level 0, juga disebut diagram konteks. Mereka adalah ikhtisar tingkat tinggi yang dapat dicerna dari aliran informasi melalui sistem atau proses, sehingga hampir semua orang dapat memahaminya.

Level 0: Diagram Konteks

Tingkat DFD ini berfokus pada proses atau fungsi sistem tingkat tinggi dan sumber data yang mengalir ke atau dari mereka. Diagram Level 0 dirancang untuk menjadi ikhtisar proses atau sistem yang sederhana dan lugas.

Level 1: Proses Dekomposisi

Meskipun DFD level 1 masih merupakan gambaran umum dari suatu sistem atau proses, mereka juga lebih detail – mereka memecah node proses tunggal sistem menjadi subproses.

Level 2: Penyelaman Lebih Dalam

Level DFD berikutnya menyelami lebih dalam lagi secara mendetail dengan memecah setiap proses level 1 menjadi subproses granular.

Level3: Meningkatkan Kompleksitas

DFD level 3 dan nomor lebih tinggi jarang ditemukan. Hal ini sebagian besar disebabkan oleh jumlah detail yang diperlukan, yang mengalahkan tujuan awalnya agar mudah dipahami.

Contoh Diagram Alir Data

Profesional di berbagai industri, seperti rekayasa perangkat lunak, TI, e-niaga, dan manajemen & desain produk, dapat menggunakan DFD untuk lebih memahami, menyempurnakan, atau menerapkan sistem atau proses baru.

Tapi seperti apa diagram aliran data dalam praktiknya – dan bagaimana diagram itu membantu bisnis Anda? Berikut tiga contoh untuk membantu mengkontekstualisasikan dampak DFD.

1. DFD level 0

Sumber Gambar

DFD Level 0 ini menyediakan peta kontekstual dari platform perdagangan sekuritas. Data mengalir dalam satu arah dari asisten layanan pelanggan dan broker ke platform, dan dalam dua arah dari pelanggan ke platform dan kembali lagi.

2. DFD Tingkat 1

Sumber Gambar

DFD Tingkat 1 ini memecah proses pelanggan secara lebih rinci, mengembangkannya hingga mencakup pembuatan akun, penarikan tunai, dan transaksi sekuritas.

3. DFD Tingkat 2

Sumber Gambar

DFD Tingkat 2 ini menguraikan proses “Tempatkan Pesanan” untuk mengontekstualisasikan langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat pesanan – baik oleh pelanggan atau oleh pialang. Itu bahkan menyumbang pusat bursa pihak ketiga di mana rincian transaksi diteruskan setelah pesanan dilakukan.

Cara Membuat Diagram Alir Data

Pilih sistem atau proses. Kategorikan aktivitas bisnis terkait. Gambar DFD Konteks. Periksa pekerjaanmu. Buat diagram anak. Perluas proses menjadi DFD Tingkat 1. Ulangi sesuai kebutuhan.

1. Pilih sistem atau proses.

Mulailah dengan memilih sistem atau proses tertentu yang ingin Anda analisis. Meskipun setiap sistem atau proses dapat diubah menjadi DFD, semakin besar prosesnya, semakin rumit diagramnya dan semakin sulit untuk dikontekstualisasikan. Jika memungkinkan, mulailah dengan fungsi atau proses kecil yang ingin Anda tingkatkan.

2. Mengkategorikan kegiatan bisnis terkait.

Selanjutnya, kategorikan semua aktivitas yang terkait dengan proses ini ke dalam entitas eksternal, aliran data, proses, dan penyimpanan data.

Pertimbangkan sistem pemesanan makanan restoran. Pelanggan adalah entitas eksternal, sistem pemesanan makanan adalah sebuah proses, dan interaksi antara pelanggan dan sistem (yang berjalan di kedua arah) adalah alirannya.

Juga perlu diperhatikan? Sistem pemesanan berfungsi ganda sebagai penyimpanan data, jadi untuk model SSADA, ini berarti menggambarnya sebagai persegi panjang dengan sudut membulat dengan dua garis horizontal di dalamnya untuk mewakili fungsi gandanya.

3. Gambar DFD Konteks.

Sekarang saatnya mulai menggambar. DFD dapat dibuat dengan tangan, menggunakan templat gratis yang tersedia online, atau melalui ekstensi browser.

Mulailah dengan DFD Level 0 yang sederhana: Mulailah dengan proses atau sistem Anda, lalu petakan semua koneksi dan alur dasar.

4. Periksa pekerjaan Anda.

Sebelum menyelami DFD yang lebih kompleks, periksa pekerjaan yang telah Anda lakukan untuk memastikannya akurat dan lengkap. Jika Anda melewatkan (atau menambahkan) proses, entitas, atau aliran, DFD tingkat berikutnya mungkin tidak masuk akal dan Anda mungkin terpaksa memulai kembali.

5. Buat diagram anak.

Untuk setiap proses atau sistem yang dijelaskan dalam DFD Level 0 Anda, buat diagram anak baru dengan entitas dan alurnya sendiri. Akhirnya, Anda dapat menggunakan diagram anak ini untuk menghubungkan proses bersama-sama.

6. Perluas proses menjadi DFD Tingkat 1.

Dengan menggunakan diagram anak Anda, Anda harus memetakan koneksi yang lebih mendalam di antara setiap proses. Dalam kasus contoh restoran kita, ini bisa berarti menggali lebih dalam sistem pemesanan makanan dan hubungannya dengan pemasok, manajer, pelanggan, dan staf dapur.

7. Ulangi sesuai kebutuhan.

Setiap proses – tidak peduli seberapa besar atau kecil – dapat ditata ulang sebagai diagram konteks Tingkat 0 dan siklus dapat dimulai lagi. Ulangi langkah-langkah ini sesuai kebutuhan untuk membuat DFD sebanyak yang diperlukan, atau uraikan proses lebih lanjut untuk mengembangkan DFD Level 2, 3, dll.

Menyempurnakan Proses Anda

Meskipun tidak ada diagram aliran data yang “sempurna”, praktik berkelanjutan dapat membantu menyederhanakan proses dan menawarkan wawasan penting tentang apa yang berhasil, apa yang tidak, dan di mana bisnis Anda dapat melakukan perbaikan yang memberikan dampak terbesar.

Taruhan terbaik Anda? Ingat aturannya: Buat sesederhana mungkin. Mulailah dengan konteks, buat proses yang terhubung, dan ulangi sesuai kebutuhan untuk memetakan koneksi, aliran, dan entitas utama di seluruh organisasi Anda.

Sumber Artikel