Panduan Lengkap Dasar-Dasar Manajemen Proyek

Manajemen proyek bukan hanya tentang membangun perangkat lunak dan perangkat keras. Manajer proyek mendistribusikan sumber daya dengan tepat, mengelola garis waktu, dan menjaga pemangku kepentingan selama proses berlangsung.

dua orang meninjau dasar-dasar manajemen proyek di papan tulis

Klik Di Sini untuk Mendapatkan Alat Manajemen Proyek HubSpot

Namun, itu sering lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Lagi pula, ada alasan manajer proyek terus mengubah pendekatan mereka dan memikirkan kembali proses mereka.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari dasar-dasar manajemen proyek dan bagaimana Anda dapat menerapkannya dalam bisnis Anda. Mari kita mulai.

Daftar isi

Apa itu manajemen proyek?

Manajemen proyek adalah bentuk khusus dari akuntansi manajerial. Ini melibatkan perencanaan, pengorganisasian, penerapan, pengendalian, dan pemantauan upaya satu atau lebih kelompok untuk menyelesaikan proyek tertentu.

Prosesnya termasuk mengembangkan rencana untuk memenuhi tenggat waktu sambil mempertahankan sasaran mutu dalam batasan waktu dan anggaran. Disiplin ini dapat dimiliki oleh seorang manajer yang berdedikasi atau seorang pemimpin pada suatu proyek.

Mengapa manajemen proyek penting?

Proses manajemen proyek sangat penting untuk proyek yang sukses. Penelitian dari Project Management Institute menemukan bahwa organisasi yang tidak mengintegrasikan manajemen proyek akan melihat mereka secara langsung tingkat kegagalan proyek meningkat dengan faktor 2/3.

Itu statistik yang mengejutkan. Jadi, mari gali lebih dalam beberapa manfaat utama yang dihasilkan dari proses manajemen proyek yang matang.

Anda akan memenuhi tenggat waktu penting.

Manajemen proyek memungkinkan Anda memecah tugas besar menjadi tenggat waktu berskala lebih kecil. Dengan berpegang teguh pada tonggak ini, proyek dapat dengan mudah tetap sesuai jadwal dari awal hingga akhir.

Faktanya, perusahaan dengan proses pengiriman nilai yang matang menyelesaikan proyek tepat waktu lebih sering dibandingkan mereka yang tidak memiliki manajemen proyek (63% berbanding 39%).

Anda akan meningkatkan pembelian.

Manajemen proyek memungkinkan tim untuk membangun kepercayaan dan kredibilitas antara rekan kerja, pelanggan, dan pemangku kepentingan. Lagi pula, jika Anda secara konsisten mengirimkan hasil kerja berkualitas tinggi tepat waktu, Anda pasti akan memenangkan hati orang.

Anda dapat dengan mudah melacak pembelanjaan.

Anda akan dapat tetap sesuai anggaran Anda, atau bahkan di bawah anggaran. PMI menemukan itu 11,4% dari semua sumber daya terbuang sia-sia karena proses manajemen proyek yang lebih rendah.

Menyimpan uang sangat penting dalam lanskap di mana saja 43% perusahaan melaporkan bahwa mereka menyelesaikan proyek dengan anggaran “sebagian besar waktu” atau “selalu”.

Anda akan meningkatkan budaya Anda.

Anda dapat mengembangkan budaya peningkatan proses berkelanjutan melalui manajemen pengetahuan. Jika Anda mengembangkan lingkungan yang mengutamakan pengoptimalan dan pembelajaran, kemungkinan besar Anda akan menginspirasi orang lain dan menarik karyawan dengan mentalitas yang sama.

Apa itu manajer proyek?

Manajer proyek menangani perencanaan dan pelaksanaan proyek. Mereka bertanggung jawab untuk menentukan kriteria keberhasilan, menentukan persyaratan, memperkirakan biaya, dan memantau aktivitas, kiriman, dan kinerja personel.

Tanggung Jawab Manajer Proyek

Seorang manajer proyek merencanakan, mengatur, dan memimpin pelaksanaan proyek. Ini memastikan bahwa itu memenuhi tujuan yang diharapkan sambil memberikan fitur yang diperlukan dalam batasan waktu dan anggaran.

profesional manajemen proyek memberikan kepemimpinan melalui pemindaian lingkungan yang efektif, sintesis informasi menjadi data yang bermakna, dan analisis objektif. Itu adalah serangkaian tanggung jawab luas yang membutuhkan pelatihan dan pengalaman.

dasar-dasar manajemen proyek, tanggung jawab pm

Sumber Gambar

Kami akan membahas keterampilan apa — yang dilatih dan dikembangkan melalui pengalaman — yang Anda perlukan untuk peran ini.

Kumpulan Keterampilan Manajer Proyek

Untuk memastikan tim tetap produktif dan proyek berjalan sesuai rencana, manajer proyek memerlukan keahlian yang luas. Berikut adalah beberapa keterampilan terpenting yang Anda butuhkan untuk unggul dalam peran ini.

dasar-dasar manajemen proyek, keahlian manajer proyek

Kemampuan interpesonal

Manajer proyek (PM) harus berinteraksi dengan banyak orang, termasuk anggota tim, pemangku kepentingan, dan manajer proyek lainnya. PM yang hebat dapat bekerja dengan sekelompok orang yang beragam untuk mencapai tujuan bersama.

Stakeholder sering memiliki tujuan bersaing. Untuk menciptakan kohesi, PM harus diplomatis karena mereka mengelola hubungan profesional dengan orang-orang yang mungkin memiliki perspektif, tingkat keterampilan, dan politik pribadi yang berbeda.

Hubungan yang baik menjaga anggota tim termotivasi dan membuat penyelesaian perselisihan tim lebih mudah.

Kemampuan berkomunikasi

Manajer proyek harus sering menjadwalkan pertemuan antara kolaborator dan memberikan umpan balik tentang kinerja. Anda tidak hanya perlu mengetahui dengan siapa harus bertemu dan kapan, Anda juga perlu menyeimbangkan berbagai gaya komunikasi.

Misalnya, hukum akan menginginkan pembaruan Anda dalam hal kontrak dan risiko. Sementara itu, keuangan akan sangat ingin mendengar tentang anggaran dan pengeluaran Anda. Insinyur dan tim pemasaran juga akan memiliki minat berbeda yang memerlukan jenis komunikasi berbeda.

Keterampilan Membuat Keputusan

Seorang manajer proyek harus membuat keputusan dan bertanggung jawab atas hasilnya. Menjadi jelas tentang tujuan dan menetapkan harapan yang tinggi membantu mempertahankan moral.

Keterampilan pengambilan keputusan termasuk memprioritaskan sumber daya, mengembangkan perkiraan alternatif, menilai risiko, dan memastikan yang tepat anggaran pengelolaan.

Keterampilan Manajemen

Manajer proyek bertanggung jawab untuk memimpin tim dan melaporkan kemajuan ke permainan yang lebih senior.

Anda akan membutuhkan pengalaman memimpin tim, bertahan satu lawan satu, dan mengatasi tantangan yang muncul. PM juga harus dapat berkomunikasi dengan pimpinan atas nama tim mereka.

Dalam beberapa kasus, manajer proyek perlu membangun tim untuk inisiatif mereka. Itu mungkin termasuk menemukan peserta internal yang tepat atau mencari di luar organisasi. Idealnya, seorang PM memiliki pengalaman merekrut anggota tim baru.

Siklus Hidup Manajemen Proyek

Sebaiknya lihat keseluruhan proses PM sebagai rangkaian tahapan. Setiap tahapan memiliki tujuan. Secara total, ada lima tahap kritis dalam siklus hidup manajemen proyek. Kami akan menawarkan ikhtisar singkat dari setiap tahap.

Inisiasi. Pada tahap ini, manajer proyek melihat proyek secara realistis. Mereka memperkirakan berapa lama proyek harus berlangsung, yang pada akhirnya menentukan anggaran dasar dan jadwal waktu untuk proyek tersebut.
Perencanaan. Tahap perencanaan melibatkan analisis detail teknis, menugaskan tugas ke anggota tim yang tepat, dan mengidentifikasi risiko yang terkait dengan berbagai bagian proyek.
Eksekusi. Di sini Anda mulai bertindak berdasarkan rencana yang Anda buat di keadaan sebelumnya.
Pemantauan dan kontrol. Langkah ini memastikan Anda memenuhi tenggat waktu Anda. Anda tidak hanya melakukan pekerjaan yang tercantum dalam rencana Anda, Anda juga memantau kemajuan Anda. Di sini, Anda menentukan apakah Anda mematuhi semua peraturan pemerintah dan standar industri. Anda juga melacak semua pengeluaran dan kemajuan proyek.
Penutupan. Mengakhiri proyek adalah tahap terakhirnya. Di sini, Anda menentukan apakah proyek memberikan hasil yang diinginkan dan apakah akan membatalkan atau melanjutkan proyek.

Pendekatan Populer untuk Manajemen Proyek

dasar-dasar manajemen proyek, pendekatan untuk manajemen proyek.

Sementara sebagian besar organisasi setuju bahwa manajemen proyek itu penting, ada banyak gaya berbeda yang digunakan PM. Di bagian ini, Anda akan menjelajahi empat pendekatan populer untuk manajemen proyek.

Perencanaan Berbasis Produk

Perencanaan berbasis produk memusatkan pendekatannya di sekitar keluaran dan penyampaian proyek. Pendekatan ini berfokus pada peluncuran produk atau layanan dari konsep hingga penyelesaian, dengan hasil akhir berupa penjualan produk atau layanan.

Perencanaan Berbasis Proses

Perencanaan berbasis proses memastikan semua kegiatan proyek berkontribusi mencapai organisasi tujuan. Dengan pendekatan ini, manajer proyek membuat, mengelola, dan meningkatkan proyek yang selaras dengan nilai inti bisnis.

Pendekatan Bertahap untuk Manajemen Produk

Pendekatan ini melibatkan perencanaan dan pelaksanaan proyek secara bertahap karena kendala eksternal. Setiap tahap melewati lima langkah dalam siklus hidup manajemen produk. Karena itu, pendekatan ini ideal untuk proyek kecil dan terdefinisi dengan baik.

Manajemen Produksi Proyek

Pendekatan ini menggunakan teori dan prinsip ilmu operasi untuk memahami dan mengoptimalkan pelaksanaan proyek. Manajemen produksi proyek menggunakan data aktivitas untuk memprediksi batas dan menentukan tingkat pencapaian.

Praktik Terbaik Manajemen Proyek

Apa pun pendekatan yang Anda pilih, ada tip universal yang membantu semua orang. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang berlaku untuk proyek apa pun di industri atau domain apa pun.

1. Berinvestasi dalam solusi perangkat lunak manajemen proyek.

Hari ini, di bawah 1 dari 4 organisasi menggunakan segala jenis perangkat lunak manajemen proyek. Sebagai gantinya, tim mengandalkan tambalan spreadsheet, catatan kertas, dan email. Pendekatan ini menghasilkan disorganisasi. Tidak ada cara untuk melihat di mana proyek secara real time.

perangkat lunak manajemen proyek akan membantu Anda melacak proyek dan agenda Anda, mengatur tugas dan aktivitas, berkomunikasi secara efektif dengan tim Anda, dan mengelola risiko dan masalah.

Anda juga dapat menyesuaikan dasbor untuk melacak KPI dan membuat laporan untuk membantu memperkirakan berdasarkan data historis dan tren saat ini untuk perencanaan di masa mendatang.

2. Antisipasi perubahan dengan mempertahankan jadwal yang fleksibel.

Sebagian besar proyek mengalami penundaan. Sayangnya, penundaan kecil dapat menjadi masalah besar jika Anda mengikuti jadwal tetap. Di sisi lain, jadwal yang fleksibel dapat menangani sebagian besar perubahan dengan tenang.

Sementara beberapa tenggat waktu memiliki fleksibilitas, yang lain mungkin kaku. Simpan daftar tanggal yang tidak dapat diubah. Ini memungkinkan Anda untuk memenuhi tenggat waktu eksternal dengan kerangka waktu yang ditetapkan sambil memungkinkan tenggat waktu yang fleksibel di area lain.

3. Melacak gaya komunikasi.

Di awal proyek Anda, duduklah bersama pemangku kepentingan penting. Tanyakan seberapa sering mereka ingin mendengar dari Anda dan bagaimana mereka ingin berkomunikasi.

Misalnya, beberapa pemangku kepentingan menginginkan rapat Zoom mingguan dengan tim Anda. Orang lain mungkin lebih suka pembaruan Slack harian atau email bulanan dengan kemajuan.

Anda dapat mengatur informasi ini ke dalam spreadsheet atau bagian dari perangkat lunak manajemen proyek Anda agar tetap teratur.

4. Ketahui metrik Anda.

Salah satu tantangan terbesar dengan proyek apa pun adalah mengukur keberhasilan. Karena itu, Anda harus menetapkan poin terukur sebelum dan selama pelaksanaan proyek Anda. Ketahui metrik mana yang penting bagi proyek Anda dan waktunya.

Ingat metrik penting akan berubah seiring waktu. Jika proyek Anda baru saja dimulai, Anda mungkin merayakan pencapaian penting dengan cepat.

Seiring waktu, Anda harus membuktikan dampak proyek Anda. Itu termasuk metrik seperti jumlah prospek atau kontribusi terhadap ROI.

dasar-dasar manajemen proyek, praktik terbaik

Tingkatkan Manajemen Proyek Anda

Melihat lebih dekat pada dasar-dasarnya, Anda dapat melihat manajemen proyek adalah bidang luas yang membutuhkan pemahaman mendalam tentang komunikasi dan nuansa khusus industri.

Dengan menggabungkan alat dan teknik yang disebutkan di atas ke dalam pengalaman kerja harian Anda, Anda dapat meningkatkan kinerja Anda sebagai manajer proyek.

Untuk membantu Anda memulai, lihat template manajemen proyek gratis kami sekarang — ini akan membantu Anda menghemat banyak waktu dan sumber daya yang berharga.

Ajakan bertindak baru

Sumber Artikel

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *