Cara Menyiapkan Salam Voicemail Bisnis (dengan Contoh)

Saat Anda memanggil a nomor telepon bisnis, Anda sering disambut dengan ucapan pesan suara otomatis yang membantu memandu Anda melalui direktori telepon dan langkah selanjutnya.

Salam pesan suara ini membuat bisnis kecil Anda terlihat profesional, dan mereka dapat membantu meningkatkan penjualan serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana mengatur pesan suara untuk Anda toko online, bisnis, atau blog. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda contoh-contoh ucapan voicemail terbaik yang dapat Anda gunakan sebagai templat.

Mengapa Voicemail Greeting Penting untuk Bisnis Anda?

Lebih dari 88% pencarian lokal di perangkat seluler berakhir dengan panggilan telepon. Terutama berkat yang bagus klik untuk memanggil tombol yang muncul di hasil pencarian lokal Google.

Bagi banyak usaha kecil, tidak mungkin untuk segera menjawab semua panggilan. Terkadang pelanggan dapat menelepon setelah jam kerja, dan Anda mungkin sibuk atau tidak memiliki staf pada saat itu.

Di sinilah salam pesan suara Anda masuk.

Bagi banyak pelanggan, ini akan menjadi kontak pertama mereka dengan bisnis Anda. Tidak menyiapkan pesan suara dapat menyebabkan Anda kehilangan pelanggan karena pesaing Anda.

Di sisi lain, tidak mendapatkan ucapan voicemail dengan benar juga dapat memiliki konsekuensi serius. Pelanggan dapat menutup telepon, tidak menindaklanjuti, atau hanya menjangkau pesaing Anda.

Karena itu, mari kita lihat cara mengatur dengan benar pesan suara untuk Anda bisnis Online.

Cara Terbaik untuk Mengatur Pesan Suara

Biasanya, pemilik usaha kecil menggunakan nomor telepon rumah atau ponsel untuk mengatur panggilan. Meskipun mungkin menyelesaikan pekerjaan, mereka tidak memungkinkan Anda untuk mengelola panggilan bisnis dengan benar atau mengatur salam pesan suara otomatis yang efektif.

Cara terbaik untuk mengelola panggilan bisnis adalah dengan menggunakan layanan telepon bisnis. Banyak usaha kecil menggunakan nomor telepon bisnis virtual karena memungkinkan mereka mengelola panggilan bisnis secara efektif tanpa mengorbankan privasi mereka.

Tidak seperti telepon rumah atau nomor ponsel, telepon menggunakan internet untuk mengatur panggilan. Istilah resmi untuk teknologi ini disebut layanan telepon VoIP bisnis (Voice over Internet Protocol).

Menggunakan layanan telepon bisnis memberi Anda keuntungan berikut dari telepon rumah dan seluler.

Anda dapat mengatur jam bisnis Anda dan merekam salam suara yang berbeda untuk dimainkan berdasarkan waktu hari itu. Anda dapat mengatur petugas otomatis, menambahkan ekstensi untuk merutekan panggilan, membiarkan pengguna meninggalkan pesan suara, dan lainnya. Ini bekerja di komputer Anda, tablet, telepon meja, dan bahkan di ponsel Anda menggunakan aplikasi. Banyak pengguna dapat menggunakan nomor telepon yang sama terlepas dari lokasi mereka. Anda dapat dengan mudah memberikan akses ke karyawan baru tanpa memanggil teknisi atau membeli peralatan baru.

Kami merekomendasikan penggunaan Nextiva karena itu adalah layanan telepon bisnis terbaik penyedia di pasar. Mereka menawarkan serangkaian fitur lengkap dengan panel admin dan aplikasi berbasis web yang mudah digunakan untuk ponsel Anda.

Kami menggunakan Nextiva di bisnis kami untuk mengelola panggilan untuk WPBeginner dan lainnya Motif Luar Biasa properti.

Jika Anda menginginkan solusi yang berbeda, maka lihatlah RingCentral. Ini adalah layanan telepon bisnis hebat lainnya. Mereka menawarkan platform yang sangat kaya fitur, dengan banyak alat untuk mengelola salam suara, penjawab otomatis, pesan suara, transkrip panggilan, dan banyak lagi.

Setelah mengatur layanan telepon bisnis, Anda dapat mengatur salam suara menggunakan pengaturan yang mudah diikuti.

Contoh Ucapan Suara untuk Bisnis

Ada beberapa aturan dasar yang harus Anda ikuti untuk membuat salam pesan suara yang paling efektif.

Hindari klise seperti like Panggilan Anda penting bagi kami ’mereka terlalu sering digunakan dan tidak merasa tulus lagi. Pastikan rekaman pesan suara Anda terdengar ramah dan pribadi. Cobalah untuk tidak terdengar seperti Anda sedang membaca dari naskah. Jika Anda bisa, maka sewa artis suara untuk membantu Anda merekam salam pesan suara. Anda bahkan dapat menemukan seseorang di Fiverr. Pastikan voicemail Anda memberikan informasi penting seperti jam kerja dan informasi kontak.

Berikut ini adalah beberapa templat salam pesan suara yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda.

Contoh-contoh Ucapan Selamat Pesan Suara

Salam pesan suara ini akan diputar ketika pelanggan menelepon Anda setelah jam kerja atau selama akhir pekan. Pastikan bahwa pesan suara ini memberi tahu pengguna tentang jam kantor, cara alternatif untuk mencapai layanan pelanggan, atau lokasi toko.

"Hai, Anda telah mencapai [business name]. Kami tersedia melalui telepon dari [9 am] untuk [6 pm] [PST] Senin sampai Jumat. Anda juga dapat menggunakan formulir kontak di situs web kami, [www.example.com] untuk meninggalkan kami pesan dan kami akan membalas Anda melalui email. Jika Anda ingin kami menghubungi Anda kembali, silakan tinggalkan nama dan nomor Anda setelah pesan singkat, dan tim kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin. "

"Hai, Anda telah mencapai [business name]. Kami saat ini tidak dapat menjawab panggilan Anda. Jam kantor kami adalah [business hours] Senin sampai Jumat. Toko kami di [store location] tetap terbuka untuk pelanggan selama akhir pekan. Anda juga dapat menghubungi kami melalui live chat di situs web kami [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Jika ini tidak mendesak, dan Anda ingin kami menelepon kembali, silakan tinggalkan nama dan nomor Anda setelah bunyi bip. "

Seperti yang Anda lihat, kedua contoh memberikan informasi penting dan menawarkan cara alternatif kepada pelanggan untuk dihubungi obrolan langsung atau formulir kontak.

Contoh Ucapan Liburan Voicemail

Pesan-pesan ucapan ini dapat direkam selama liburan.

"Halo, Anda telah mencapai [business name]. Tim kami saat ini berada di luar kantor untuk menghabiskan liburan bersama teman dan keluarga. Kami akan kembali bekerja [day and time]. Silakan tinggalkan nama dan nomor Anda dan kami akan segera menghubungi Anda. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]”

"Selamat berlibur! Tim kami di [business name] jauh sampai [date]. Jika Anda adalah pelanggan yang sudah ada, Anda masih dapat membuka tiket dukungan di situs web kami, kami akan mencoba menghubungi Anda dalam waktu 24 jam ke depan. Anda juga dapat menghubungi kami melalui obrolan langsung atau formulir kontak di situs web kami [www.example.com]. Jika tidak mendesak, maka Anda dapat meninggalkan kami nama dan nomor Anda setelah bunyi bip. Kami akan membalas telepon Anda sesegera mungkin. "

"Hai, kamu telah mencapai [company name]. Kami tutup untuk (nama hari libur) dan akan kembali bekerja [date and time]. Jika Anda memerlukan respons mendesak, Anda dapat mengirim email kepada kami di (email_address) kami akan mencoba menjawab semua email dalam waktu 24 jam. Anda juga dapat meninggalkan pesan kepada kami dan kami akan menghubungi Anda setelah liburan (Selamat Tahun Baru / Liburan) ”.

Seperti yang Anda lihat, salam voicemail ini memberikan informasi sebanyak mungkin kepada pelanggan. Salam ini juga memastikan bahwa pelanggan tahu bagaimana mendapatkan respons yang lebih cepat menggunakan metode kontak alternatif selama liburan.

Contoh Pesan Voicemail Jauh / Sibuk

Jika Anda sibuk, pergi, atau kekurangan tenaga dan tidak dapat segera menjawab panggilan pelanggan, maka Anda dapat menggunakan salam ini sebagai contoh.

"Hai, kamu telah mencapai [business name], kami tidak dapat menerima telepon Anda saat ini tetapi kami ingin memanggil Anda kembali ASAP. Silakan tinggalkan nama dan nomor Anda setelah bunyi bip. "

“Hai, kami sedang jauh dari telepon. Jika tidak terlalu mendesak, maka Anda dapat mengirim email kepada kami di (alamat email). Kalau tidak, silakan tinggalkan nama dan nomor Anda setelah bunyi bip dan kami akan segera menghubungi Anda. "

Jika Anda adalah satu-satunya orang yang menjawab panggilan, maka Anda dapat menjadikannya sebagai pesan suara pribadi.

"Hai, Anda telah mencapai (Nama Anda). Saat ini saya tidak dapat menjawab telepon. Anda dapat mengirim saya email ke (alamat email) atau Anda dapat meninggalkan nama dan nomor Anda setelah bunyi bip dan saya akan menghubungi Anda kembali secepat mungkin. "

Uji dan Tingkatkan Salam Pesan Suara Anda

Alasan hebat lainnya untuk menggunakan layanan telepon profesional adalah Anda dapat melacak semua panggilan Anda dan melihat laporan terperinci tentang mereka. Misalnya, seperti inilah tampilan halaman analisis panggilan Nextiva.

Anda perlu melacak berapa banyak pengguna yang mendengar setiap pesan suara dan bagaimana mereka merespons. Salam pesan suara dengan skor pelanggan yang lebih tinggi meninggalkan pesan bekerja secara efisien.

Pesan voicemail yang bahkan tidak terdengar sepenuhnya adalah kegagalan.

Kami menyarankan Anda mencoba salam pesan suara yang berbeda untuk menemukan keseimbangan yang sempurna. Memperbarui pesan suara Anda secara berkala juga dapat membantu Anda mengisi kesenjangan komunikasi yang bahkan tidak Anda ketahui ada.

Tindak lanjuti Pesan Voicemail Anda

Sekarang setelah Anda mengatur ucapan pesan suara yang seimbang, informatif, dan ramah, langkah selanjutnya bahkan lebih penting.

Apa yang terjadi setelah seorang pelanggan meninggalkan Anda pesan suara?

Jika Anda menggunakan sistem telepon bisnis profesional, maka Anda akan dapat dengan mudah melacak dan menanggapi pesan-pesan itu.

Pastikan Anda dan staf Anda sama-sama siap untuk tindak lanjut cepat. Panggilan balik yang cepat sangat membantu dalam memperkuat hubungan bisnis dan menutup penjualan.

Kami harap artikel ini membantu Anda mempelajari cara mengatur salam pesan suara untuk bisnis online Anda. Anda mungkin juga ingin melihat panduan kami cara membuat buletin email untuk bisnis Anda.

Jika Anda menyukai artikel ini, silakan berlangganan artikel kami Saluran Youtube untuk tutorial video WordPress. Anda juga dapat menemukan kami di Kericau dan Facebook.

.

Sumber Artikel