Cara Menulis SOP Terbaik untuk Perusahaan Anda

Bayangkan ini: Anda adalah seorang manajer proyek di sebuah firma pemasaran butik yang ditugaskan untuk melatih PM baru dan membuat mereka mengetahui cara melakukan pekerjaan mereka untuk memenuhi harapan.

Untuk memenuhi permintaan ini, Anda mungkin harus mempelajari serangkaian tindakan yang sudah ditetapkan. Serangkaian tindakan itu disebut prosedur operasi standar, atau disingkat SOP, dan membantu merutinkan fungsi pekerjaan.

Karena perusahaan Anda memerlukan lebih banyak proses standar untuk dijalankan, seperti mengelola Integrasi iPaaS atau membangun kampanye email, SOP menjadi sangat berharga untuk menjaga semuanya tetap sejalan.

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan dasar-dasar SOP dan cara penulisannya. Kemudian, kami akan merekomendasikan perangkat lunak favorit kami untuk membuat dan menjalankan SOP. Mari selami.

→ Unduh Sekarang: Template Rencana Pemasaran Gratis

Prosedur Operasi Standar

Prosedur operasi standar (SOP) adalah daftar instruksi langkah demi langkah yang merinci bagaimana menjalankan prosedur rutin. SOP berguna untuk komunikasi dan produktivitas. Manajer dapat menghemat waktu untuk melatih karyawan baru dengan membagikan SOP, dan karyawan akan selalu memiliki referensi untuk petunjuk langkah demi langkah tentang cara menjalankan tugas tertentu.

Contoh SOP

SOP yang baik adalah kata-kata yang jelas dan mudah dibaca. SOP yang ditulis dengan baik memiliki langkah-langkah yang singkat dan sederhana dan biasanya disajikan dalam dokumen yang diberi label dengan jelas.

Di bawah ini adalah contoh SOP generik untuk proses pembelian kendaraan baru. Seperti yang ditunjukkan, setiap bagian diberi label dengan jelas untuk membaca cepat dan pemahaman yang jelas.

infografis tata letak prosedur operasi standar

Sumber Gambar

Mari kita bahas secara spesifik contoh ini secara lebih rinci.

Format Prosedur Operasi Standar

Judul: SOP harus selalu dimulai dengan judul yang secara singkat tapi lengkap merangkum tujuan dokumen.
Identifikasi: Informasi ini harus ditempatkan di dekat bagian atas dokumen untuk tujuan ID, termasuk nomor ID yang relevan, nama departemen, dan tanda tangan yang diperlukan.
Tujuan: Jika pembaca ingin memahami SOP lebih dalam sebelum membaca, bagian “Tujuan” memberikan ringkasan singkat tentang apa yang ingin dijelaskan oleh SOP. Bagian ini mungkin tidak perlu lebih dari satu paragraf.
definisi: Jika perlu, sertakan definisi jargon yang harus diketahui pembaca sebelum memulai.
Prosedur: Format bagian prosedur akan bervariasi tergantung pada kerumitan proses. Untuk proses langkah demi langkah yang lebih sederhana, daftar bernomor akan berfungsi. Anda mungkin perlu menambahkan sub-langkah jika pengguna harus memutuskan antara dua atau lebih langkah pada titik tertentu. Jika SOP Anda melibatkan banyak keputusan dan garpu, diagram alur kemungkinan merupakan format yang lebih cocok.

Cara Menulis SOP

Buat daftar proses Communicate Write Implement

1. Buat daftar proses

Untuk memulai, buat daftar mendalam tentang fungsi yang dilakukan karyawan untuk pekerjaan mereka yang membutuhkan SOP. Beberapa departemen yang dapat memanfaatkan SOP antara lain keuangan, hukum, SDM, layanan pelanggan, dan TI. Pikirkan tentang pekerjaan yang memiliki protokol ketat; di mana tidak melewatkan satu langkah sangat penting.

Misalnya, seorang profesional hubungan masyarakat baru perlu mengetahui proses penulisan siaran pers dan mengamankan pers untuk perusahaan mereka. Ini adalah alasan bagus untuk membuat SOP.

2. Format proses Anda

Anda bisa berkreasi dengan cara menyajikan SOP. Selama mereka mudah dipahami, tidak ada batasan bagaimana alur kerja dapat dibuat. Format SOP yang paling banyak dilihat meliputi dokumen langkah demi langkah, diagram alur kerja, bagan organisasi, instruksi terperinci, dan daftar periksa.

Format seperti apa yang paling baik diterima oleh profesional humas untuk SOP mereka? Kemungkinan besar diagram alur kerja. Ini akan memungkinkan mereka untuk melihat mengapa mereka harus menyelesaikan satu langkah untuk mencapai yang berikutnya. Dari menulis judul di bagian atas hingga menyertakan hyperlink yang benar, setiap langkah akan ditandai dengan jelas.

3. Berkomunikasi

Pastikan proses yang Anda tulis akurat. Bicaralah dengan karyawan yang akan menggunakannya setiap hari. Mintalah tanggapan dan saran mereka. Jika mereka dapat memberikan suntingan atau tip berguna yang akan membuat SOP lebih mudah dipahami, sertakan mereka.

Misalnya, sumber terpercaya untuk SOP tentang cara menulis siaran pers yang solid kemungkinan besar adalah humas atau manajer senior di perusahaan.

3. Tulis

Tulis SOP dengan menggunakan metode yang paling sesuai dengan situasi Anda. Pikirkan tentang siapa Anda menulis SOP dan bagaimana informasi terbaik akan disajikan. Ini juga saat yang tepat untuk mencari tahu siapa yang akan bertanggung jawab untuk memperbarui SOP sesuai kebutuhan.

Seorang profesional hubungan masyarakat kemungkinan besar akan mendapat manfaat dari SOP tentang cara menulis siaran pers yang memberikan arahan khusus tentang format. Misalnya, “Paragraf satu harus berisi 50-60 kata yang memperkenalkan album, band, dan konsep mereka untuk siklus rekaman”, dan “Paragraf dua harus terdiri dari 30-40 kata dan menyertakan deskripsi singkat tentang 2-3 lagu.”

4. Implementasi

SOP harus diperbarui setidaknya setahun sekali setelah implementasi. Mereka harus selalu mencerminkan kebutuhan organisasi pada saat itu. Memeliharanya penting agar karyawan selalu memiliki informasi terbaru tentang apa yang diharapkan dari mereka sehari-hari.

SOP bukanlah panduan tercepat atau terpendek untuk ditulis. Tapi mereka bisa menjadi proyek yang memakan waktu. Perangkat lunak dapat membantu mempercepat proses penulisan, dan kami telah mengumpulkan beberapa superstar:

(sedikit tidak yakin tentang pemformatan untuk daftar)

Perangkat Lunak SOP Terbaik

Alur kerja Trello HubSpot Evernote Pipefy SweetProcess

1. Trello

Harga: Trello menawarkan tiga paket harga: Gratis, Kelas Bisnis ($10 per pengguna per bulan dan direkomendasikan untuk tim hingga 100 orang), dan Perusahaan ($17,50 per pengguna per bulan).

Trello adalah alat penjadwalan yang memungkinkan penggunanya untuk melihat kolaborasi mereka menggunakan “kartu”, yang seperti catatan tempel virtual untuk setiap papan. Trello dapat digunakan untuk organisasi; dari kalender editorial hingga SOP.

sop perangkat lunak: trello

Sumber Gambar

Kami menyukai Trello karena kemudahannya menyimpan semua dokumen di satu tempat. Jika Anda menelusuri papan Manajemen Office ini, Anda dapat melihat daftar tanggung jawab untuk karyawan tertentu.

2. HubSpot

Harga: Alat otomatisasi HubSpot adalah termasuk dalam langganan Profesional dan Perusahaan dari Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub, dan Operations Hub.

CRM HubSpot mencakup: alat alur kerja, yang memungkinkan pengguna untuk menggunakan teknologi otomatisasi pemasaran dalam bisnis mereka. Alur kerja mengubah tindakan dan/atau perintah menjadi diagram alur yang dapat disesuaikan.

sop software: hubspot

Sumber Gambar

Kami menyukai alat alur kerja untuk SOP karena memiliki opsi untuk menuliskan daftar ke dalam bagan visual.

3. Evernote

Harga: Evernote menawarkan tiga paket: Gratis, Pribadi ($7,99 per bulan), dan Profesional ($9,99 per bulan).

Evernote adalah aplikasi pencatat populer yang memungkinkan Anda melakukan lebih dari sekadar membuat catatan terorganisir. Ini menawarkan banyak fungsi organisasi, kolaborasi, dan administrasi. Aplikasi ini juga memiliki sejumlah template, termasuk satu untuk SOP.

sop perangkat lunak: evernote

Sumber Gambar

Kami menyukai Evernote karena kompatibilitasnya dengan sistem operasi dan kemampuan organisasi yang berbeda.

4. Pipefy

Harga: Pipefy menawarkan empat paket: Gratis, Bisnis ($18 per pengguna per bulan), Perusahaan ($30 per pengguna per bulan), dan Tidak Terbatas (harga khusus).

Pipefy menawarkan sumber daya dan alat untuk manajemen proses. Pilih dari berbagai macam template (serius, ada begitu banyak), yang sebagian besar ditawarkan secara gratis. Ada beberapa SOP template yang menentukan kebutuhan organisasi Anda, seperti “Peluncuran Anggota Tim”.

perangkat lunak sop: pipefy

Sumber Gambar

Kami menyukai Pipefy karena banyaknya template yang tersedia dan judul template yang mudah dipahami.

5. Proses Manis

Harga: SweetProcess adalah $99 per bulan untuk tim hingga 20 orang, ditambah $5 per bulan untuk setiap pengguna tambahan. Pada paket tahunan, ini dikurangi menjadi $82,50 per bulan dan $4,17 per bulan untuk setiap anggota tambahan.

Penulisan SOP adalah kemacetan utama SweetProcess. Tagline mereka adalah, “Siapa bilang menulis SOP harus menyakitkan?” sehingga Anda dapat menjamin pengalaman yang mudah diikuti.

sop perangkat lunak: sweetprocess

Sumber Gambar

Tulis SOP yang Menguntungkan

SOP sangat penting untuk membuat proses internal berjalan dengan lancar. Mereka menghemat waktu, membantu membiasakan karyawan baru dengan proses Anda, dan membuat karyawan berpengalaman tetap up-to-speed saat proses Anda berubah. Sebaiknya luangkan waktu untuk membuatnya jelas, mudah dibaca, dan dapat ditindaklanjuti.

Untuk inspirasi gratis lainnya, klik di bawah ini untuk melihat bagian HubSpot tentang templat yang mudah digunakan.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Oktober 2019 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.

Template Rencana Pemasaran

Sumber Artikel

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.