Baik Anda bekerja untuk agensi kecil atau perusahaan pemasaran besar, pada akhirnya Anda mungkin perlu mengisi Request for Proposal, atau RFP.
Perusahaan Anda tidak dapat melakukan semuanya secara internal, dan ketika bisnis Anda perlu membeli produk atau layanan dari tempat lain, Anda mungkin perlu berbelanja. RFP memungkinkan Anda mengumpulkan penawaran dari berbagai vendor dan memilih vendor yang paling memenuhi kriteria Anda, baik dalam hal keterampilan dan anggaran.
Setiap kali Anda melakukan outsourcing pekerjaan ke pemasok, ada potensi masalah seperti miskomunikasi di sekitar lingkup pekerjaan dan kompensasi. Apa yang dilakukan RFP yang baik adalah menghilangkan area abu-abu sehingga kedua belah pihak memahami apa yang perlu disampaikan, kapan, dan seberapa banyak.
Template RFP
Di sini, kami telah menyediakan template RFP yang dapat Anda ikuti untuk struktur awal, serta contoh RFP untuk inspirasi lebih lanjut. Tetapi ini bukan satu ukuran untuk semua – Anda harus menyesuaikan RFP Anda untuk mengartikulasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan paling baik.
Unduh template RFP gratis yang dapat diedit.
RFP tersedia dalam berbagai bentuk, ukuran, dan format visual tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda dan pekerjaan yang harus dilakukan. Di bagian atas RFP standar, Anda akan menemukan yang berikut:
Nama atau Deskripsi Proyek
Nama Perusahaan
Alamat
Kota
: Negara
: Kode pos
Procurement Contact Person
Nomor Telepon PCP
Alamat Email PCP
Nomor fax
Badan RFP akan berisi detail tambahan tentang proyek, termasuk:
Latar Belakang / Pendahuluan
Tujuan Proyek dan Cakupan Layanan
Jadwal Seleksi Yang Diantisipasi
Waktu dan Tempat Pengajuan Proposal
Linimasa
Elemen Proposal
Kriteria evaluasi
Penghalang Pandang yang Mungkin
Anggaran
Bacalah untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang dimasukkan ke masing-masing bagian ini sehingga Anda dapat membangun RFP Anda sendiri.
1. Latar Belakang / Pendahuluan
Dalam paragraf pengantar Anda, Anda ingin memasukkan informasi latar belakang yang berguna tentang perusahaan Anda – siapa yang mendirikannya, produk atau layanan apa yang ditawarkan perusahaan Anda, apa yang membedakan Anda dari pesaing, dan di mana Anda berada. Jika ada vendor yang serius bekerja sama dengan Anda, mereka akan menginginkan informasi ini sebelum melanjutkan.
2. Tujuan Proyek dan Cakupan Layanan
Selanjutnya, Anda ingin menguraikan proyek yang perlu diselesaikan, dan tujuan yang ingin Anda capai dari proyek tersebut. Anda harus sespesifik mungkin – bahkan menguraikan tugas dan kriteria individu yang terlibat. Anda ingin memasukkan frasa seperti “Penghargaan akan diberikan kepada perusahaan X,” dengan “X” menetapkan cara Anda menentukan kandidat terbaik.
3. Jadwal Seleksi Yang Diantisipasi
Anda harus menyertakan jadwal terperinci sehingga vendor tahu apakah mereka dapat memenuhi tenggat waktu Anda. Anda juga harus memberi vendor jendela kapan mereka dapat mengajukan pertanyaan tentang proyek Anda. Ini akan membatasi kerumitan, untuk Anda dan mereka.
4. Waktu dan Tempat Pengajuan Proposal
Mirip dengan paragraf # 3, ini adalah informasi penting yang ingin Anda sajikan dengan jelas, sehingga vendor tahu bagaimana dan di mana harus mengirimkan diri mereka sendiri untuk dipertimbangkan.
5. Garis waktu
Dengan menyertakan kerangka waktu dalam RFP Anda, Anda dapat menghilangkan vendor mana pun yang tidak dapat bekerja dalam batasan waktu Anda. Jika Anda fleksibel dengan waktu Anda, Anda dapat menulis sesuatu seperti, “Perusahaan kami berharap dapat menyelesaikan proyek dalam enam bulan, tetapi kami terbuka untuk negosiasi untuk kandidat yang tepat.”
6. Elemen Proposal
Jika Anda tidak menguraikan secara jelas dan spesifik apa yang Anda harapkan dari penawar untuk disertakan dalam proposal mereka, Anda tidak dapat selalu menyalahkan mereka jika mereka tidak memasukkannya. Sangat penting bagi Anda untuk menguraikan daftar periksa sehingga vendor tahu elemen mana yang ingin Anda terima. Ini juga merupakan ujian yang bagus untuk siapa yang mampu menangani permintaan Anda – jika vendor tidak dapat menyelesaikan semua elemen proposal Anda, Anda mungkin juga tidak dapat mempercayai mereka untuk menyelesaikan proyek Anda.
7. Kriteria Evaluasi
Menguraikan ekspektasi Anda akan membantu menghilangkan vendor yang tidak memenuhinya. Untuk bagian ini, Anda sebaiknya melakukan brainstorming dengan tim Anda untuk menghasilkan daftar item wajib yang menurut Anda merupakan indikator terbaik dari kandidat yang mengesankan. Daftar Anda dapat mencakup contoh pekerjaan sebelumnya, catatan kesuksesan yang telah terbukti dengan perusahaan di industri serupa, keahlian dan keterampilan teknis untuk memenuhi permintaan Anda, dan biaya layanan dalam kisaran harga Anda.
8. Kemungkinan Penghalang Pandang
Di sini, Anda ingin menguraikan hambatan apa pun, seperti sumber daya terbatas atau situs web khusus, yang mungkin mencegah vendor tertentu menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghilangkan penawar yang tidak memuaskan, dan juga akan membantu Anda menentukan vendor mana yang memiliki keterampilan dan keahlian untuk mengatasi tantangan tersebut.
9. Anggaran
Setiap vendor perlu mengetahui seberapa banyak Anda dapat membayar mereka untuk layanan mereka sebelum mereka melanjutkan penawaran mereka.
templatelab sampel rfp dengan tabel dan judul merah
Sumber Gambar
Sekarang setelah Anda memahami elemen-elemen RFP, Anda dapat membuat templat Anda sendiri dan mengisinya sehingga Anda dapat mulai menerima tawaran. Kami akan menggunakan perusahaan fiktif, Caroline’s Websites, Inc., untuk mengilustrasikan dengan tepat bagaimana setiap bagian harus dijalankan, dimulai dengan tajuk:
Nama atau Deskripsi Proyek: Layanan Pemasaran
Nama Perusahaan: Caroline’s Websites, Inc.
Alamat: 302 Inbound Ave.
Kota, Negara Bagian, Kode Pos: Boston, MA 29814
Kontak Person Procurement: Caroline Forsey
Nomor Telepon PCP: 227-124-2481
Alamat Email PCP: cforsey@consulting.com
Nomor Fax: N / A
Selanjutnya, kita akan membahas setiap elemen RFP dengan informasi menggunakan perusahaan fiktif yang sama.
1. Latar Belakang / Pendahuluan
Caroline’s Websites, Inc. adalah firma desain web yang dibuat oleh Caroline Forsey pada tahun 2010. Caroline’s Websites, Inc. bangga akan pendekatannya yang berorientasi pada tim dan berbasis solusi untuk desain web. Kami menyediakan klien kami layanan desain web termasuk pengkodean, pengembangan, dan pencitraan merek. Staf kami berlokasi di dua kantor di Massachusetts.
2. Tujuan Proyek dan Ruang Lingkup Layanan
Caroline’s Websites, Inc. mencari layanan dari perusahaan komunikasi dan pemasaran layanan lengkap untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana pemasaran terpadu yang komprehensif yang meningkatkan keberadaan SEO kami; menarik lebih banyak pengikut media sosial; dan secara efektif menyelesaikan kampanye perolehan prospek. Penghargaan akan diberikan kepada perusahaan yang tanggap dan bertanggung jawab berdasarkan nilai terbaik dan kemampuan profesional.
Perusahaan yang dipilih akan bertanggung jawab atas pengembangan dan implementasi rencana pemasaran yang komprehensif dan hemat biaya.
Tugas termasuk tetapi mungkin tidak terbatas pada kriteria berikut:
• Kampanye pembangkitan prospek
• Strategi media berbayar
• Produksi materi kreatif termasuk agunan dan surat langsung
• Kampanye pemasaran online
• Peningkatan situs web
• Optimisasi Mesin Pencari
• Manajemen akun umum
• Komunikasi lain dan / atau bantuan terkait pemasaran sesuai kebutuhan
3. Jadwal Seleksi Yang Diantisipasi
Garis waktu Permintaan Proposal adalah sebagai berikut:
[Company Name] Permintaan RFP: 1 Juni 2020
Batas Waktu Penawar untuk Mengirim Pertanyaan: 5 Juli 2020
Menanggapi Pertanyaan Peserta Lelang: 20 Juli 2020
Pemilihan Penawar Teratas / Pemberitahuan untuk Penawar yang Gagal: 31 Juli 2020
Negosiasi dimulai: 5 Agustus 2020
Pemberian Kontrak / Pemberitahuan kepada Penawar yang Tidak Berhasil: 31 Agustus 2020
4. Waktu dan Tempat Pengajuan Proposal
RFP akan diposting di situs web kami, Carolinewebsites.com, dan dapat diunduh langsung dari sana mulai pukul 10 pagi pada 1 Juni 2020.
Responden RFP ini harus menyerahkan satu asli dan lima salinan proposal mereka. Tanggapan harus diterima selambat-lambatnya tanggal 25 Juli 2020. Tanggapan harus dengan jelas ditandai “RFP-MarketingServices” dan dikirimkan atau dikirim ke narahubung yang tercantum di atas.
5. Garis waktu
Caroline’s Websites, Inc. membutuhkan proyek selesai dalam waktu 8 bulan.
6. Elemen Proposal
Kiriman minimal harus menyertakan elemen berikut:
• Deskripsi perusahaan yang mencakup gambaran umum, nama dan kredensial tim kreatif, jumlah karyawan penuh waktu.
• Narasi satu halaman yang menguraikan kekuatan perusahaan dan keterampilan atau kapabilitas yang membedakan yang mungkin terkait dengan Caroline’s Websites, Inc.
• Pilihan perwakilan iklan media sosial, materi tanggapan langsung, jaminan, dan pengembangan situs web yang dibuat untuk klien saat ini dan sebelumnya.
7. Kriteria Evaluasi
Responden yang berhasil akan:
• Telah beroperasi terus menerus sebagai agen pemasaran selama minimal 24 bulan dan memiliki layanan penuh, kemampuan internal untuk pemasaran, layanan kreatif, produksi, perencanaan dan penempatan media, tanggapan langsung, dan penelitian.
• Pendidikan, pengalaman, pengetahuan, keterampilan, dan kualifikasi perusahaan dan individu yang akan tersedia untuk menyediakan layanan ini.
• Biaya layanan yang kompetitif.
• Keahlian perusahaan dalam bekerja dengan pelanggan serupa.
8. Kemungkinan Penghalang Pandang
Saat ini, Caroline’s Websites, Inc. saat ini memiliki pengkodean khusus di situs web kami, yang harus diketahui oleh penawar.
9. Anggaran
Anggaran Caroline’s Websites, Inc. untuk proyek tersebut adalah $ 8,750.00.
Elemen-elemen ini ditulis dengan cara untuk memperjelas ruang lingkup proyek yang ingin diselesaikan oleh Caroline’s Websites, Inc. sehingga pemasok tahu apakah akan membuat penawaran atau tidak. Mendefinisikan proyek memungkinkan penawar untuk menentukan apakah mereka cocok dan berapa kemungkinan mereka akan mengenakan biaya. Menjadi setransparan mungkin akan menguntungkan (dan bahkan melindungi) kedua belah pihak dalam jangka panjang.
Catatan Editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Juni 2018 dan telah diperbarui agar lebih lengkap.
rfp template
