Sebuah memo (juga dikenal sebagai memo, atau “pengingat”) digunakan untuk komunikasi internal mengenai prosedur atau bisnis resmi dalam suatu organisasi.

Tidak seperti email, memo adalah pesan yang Anda kirim ke sekelompok besar karyawan, seperti seluruh departemen Anda atau semua orang di perusahaan. Anda mungkin perlu menulis memo untuk memberi tahu staf tentang acara mendatang, atau menyiarkan perubahan internal.

Jika Anda perlu memberi tahu karyawan Anda tentang bisnis internal resmi, berikut adalah templat memo bisnis yang mudah diikuti, serta contoh untuk panduan lebih lanjut.

Templat Memo Bisnis

NOTA

KE:

DARI:

TANGGAL:

SUBJEK:

Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa [reason for writing memo].

Karena perusahaan kami terus berkembang… [evidence or reason to support your opening paragraph].

Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Sementara itu, saya menghargai kerja sama Anda sebagai [official business information] terjadi.

Judul:

Di tajuk Anda, Anda ingin memberi label dengan jelas pada konten Anda “Memorandum” sehingga pembaca Anda tahu persis apa yang mereka terima. Kemudian, Anda ingin memasukkan “TO”, “FROM”, “DATE”, dan “SUBJECT”. Informasi ini relevan untuk menyediakan konten, seperti siapa yang Anda tuju, dan alasannya.

Paragraf Satu:

Di paragraf pertama, Anda akan ingin dengan cepat dan jelas menyatakan tujuan memo Anda. Anda dapat memulai kalimat Anda dengan frasa, “Saya menulis untuk memberi tahu Anda …” atau “Saya menulis untuk meminta …”. Sebuah memo dimaksudkan untuk menjadi singkat, jelas, dan to-the-point. Anda akan ingin menyampaikan informasi paling penting Anda di muka, dan kemudian menggunakan paragraf berikutnya sebagai peluang untuk menyelami lebih detail.

Paragraf Kedua:

Di paragraf kedua, Anda akan ingin memberikan konteks atau bukti pendukung. Misalnya, memo Anda memberi tahu perusahaan tentang reorganisasi internal. Jika ini masalahnya, paragraf dua harus mengatakan sesuatu seperti, “Seiring dengan pertumbuhan perusahaan kami, kami telah memutuskan lebih masuk akal untuk memisahkan tim produksi video kami dari tim konten kami. Dengan cara ini, tim tersebut dapat lebih fokus pada tujuan individu.”

Paragraf Tiga:

Di paragraf ketiga, Anda akan ingin memasukkan permintaan spesifik Anda dari setiap karyawan — jika Anda merencanakan tamasya tim, ini adalah ruang yang akan Anda sertakan, “Tolong RSVP dengan pembatasan diet,” atau “Tolong email saya dengan pertanyaan.”

Sebaliknya, jika Anda memberi tahu staf tentang pembangunan gedung yang akan datang, Anda dapat mengatakan, “Saya menghargai kerja sama Anda selama ini.” Bahkan jika tidak ada tindakan spesifik yang Anda harapkan dari karyawan, akan sangat membantu untuk menyertakan bagaimana Anda berharap mereka akan menangani berita tersebut dan apakah Anda mengharapkan mereka untuk melakukan sesuatu sebagai tanggapan terhadap memo tersebut.

Templat Memo yang Dapat Diunduh

Ingin melihat format memo di atas dalam bentuk akhirnya? Unduh Templat memo bisnis gratis HubSpot, ditunjukkan di bawah ini. Dokumen tersebut memberi Anda kerangka kerja yang mengurutkan memorandum Anda ke dalam subtopik untuk membantu karyawan mencerna informasi dengan lebih baik dan memahami apa yang diharapkan dari mereka setelah membacanya.

Unduh Template ini

Format Template Memo Bisnis

Format yang digambarkan dalam template di atas dirancang untuk mengkomunikasikan pesan Anda secara efektif. Sebuah memo harus menyebarkan informasi yang diperlukan dengan cara yang mudah dicerna oleh sejumlah besar karyawan.

Baris subjek yang akurat akan mengingatkan mereka bahwa memo ini relevan bagi mereka secara khusus. Dan dimulai dengan ringkasan eksekutif memungkinkan penerima untuk memahami pesan umum sebelum Anda menyelam lebih dalam ke detailnya. Informasi latar belakang menawarkan konteks pesan, dan ikhtisar serta garis waktu harus menjawab pertanyaan yang mungkin muncul.

Contoh Template Memo Bisnis

Industri atau situasi yang berbeda akan membutuhkan memo yang sedikit berbeda. Yang tertentu perlu lebih panjang atau lebih pendek, yang lain mungkin tidak memiliki garis waktu, dan beberapa akan memiliki informasi latar belakang yang luas. Format memo Anda harus diubah agar sesuai dengan pesan yang Anda inginkan agar diterima oleh karyawan Anda.

Luncurkan Memo Penundaan

Tujuan dari memo ini adalah untuk mengumumkan bahwa peluncuran suatu produk akan ditunda. Pendahuluan mencakup tanggal baru, sehingga garis waktu atau tinjauan panjang tidak diperlukan. Format memo ini dapat diterapkan pada situasi lain di mana terjadi perubahan yang sederhana namun penting. Perubahan tanggal, promosi, pencapaian, atau pengumuman produk lainnya juga dapat menggunakan format ini.

Memo Pembaruan Bangunan

Ada aspek logistik dari bisnis yang menjadi perhatian karyawan Anda, tetapi tidak harus melibatkan pekerjaan mereka. Memo ini menggambarkan contoh tentang dapur di kantor. Ini sedikit merepotkan, tetapi seharusnya tidak terlalu memengaruhi pekerjaan mereka. Ini dapat diterapkan pada pembaruan gedung lainnya, hari kerja dari rumah, atau pengumuman lain yang tersebar luas tetapi kecil.

Memo Komunitas

Perayaan, acara, hari bertema, atau hal menyenangkan lainnya untuk karyawan Anda juga dapat dikomunikasikan melalui memo. Memo komunitas seperti contoh ini umumnya lebih pendek karena tidak memerlukan banyak informasi latar belakang atau banyak detail. Ini hanya perlu menyertakan ringkasan, tanggal, dan lokasi minimal.

Tulis Memo Anda To the Point

Perbedaan utama antara memo dan hanya email bukanlah tingkat kerumitannya, melainkan ukuran audiensnya. Sebuah memo bisa sederhana atau rumit, selama memo itu secara efektif mengkomunikasikan pesan Anda dan relevan dengan kelompok karyawan penerima. Dan pesan itu sendiri harus jelas dan ringkas, apa pun format memo yang Anda gunakan.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Oktober 2018 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.

Sumber Artikel