Apakah Anda sedang menyelesaikan tugas berulang atau membuat program baru, dokumentasi proses dapat membantu Anda memformalkan usaha bisnis Anda. Nyatanya, membuat dokumentasi membantu meningkatkan koordinasi, struktur, dan konsistensi dalam organisasi Anda.
Posting ini mengumpulkan praktik terbaik untuk dokumentasi proses. Di sini, Anda akan belajar:
Apa itu dokumentasi proses?
Dokumentasi proses melibatkan pembuatan panduan internal yang menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir. Bahan-bahan ini dapat digunakan saat merekrut karyawan baru atau mentransfer tugas saat karyawan mengundurkan diri. Dokumentasi proses juga dapat menunjukkan kompleksitas peran tertentu.
Dokumentasi proses dapat berupa tutorial langkah demi langkah tentang alat perangkat lunak baru atau dokumen orientasi untuk karyawan baru. Praktik ini memungkinkan Anda untuk proaktif dalam merancang sistem dan proses internal yang menghemat waktu, modal, dan energi yang berharga.
Mengapa Proses Dokumentasi Penting
Jika Anda kekurangan struktur dan detail untuk proses organisasi inti, bisnis Anda lebih berisiko mengalami inefisiensi. Dokumentasi proses memberikan lapisan perlindungan tambahan untuk organisasi Anda.
Kurangnya dokumentasi dapat menyebabkan tantangan organisasi berikut.
Kurangnya Retensi Informasi
Jika hanya satu orang yang memiliki pengetahuan luas tentang suatu proses, organisasi berisiko kehilangan pengetahuan itu jika mereka pergi. Dokumentasi proses membantu menguraikan informasi yang dipegang orang ini dan memungkinkan Anda menyimpannya dengan cara yang dapat diakses orang lain.
Redundansi
Tanpa peta jalan, ada kemungkinan besar waktu akan terbuang sia-sia untuk tugas yang tidak perlu atau berulang. Dokumentasi proses dapat membantu Anda menguraikan dan memvisualisasikan pengulangan ini sehingga Anda dapat membuat solusi yang lebih baik.
Kemacetan
Kemacetan dapat terjadi pada setiap tahap proses. Penting untuk mengetahui dari mana datangnya kemacetan dan mengapa. Mengidentifikasi penundaan dan rintangan ini akan sangat membantu saat menciptakan lebih banyak efisiensi.
Kerugian Pendapatan
Produktivitas yang lebih sedikit berarti lebih banyak waktu dan energi yang dihabiskan untuk pelaksanaan proses di organisasi Anda. Anggota tim kemudian memiliki lebih sedikit ketersediaan untuk mengerjakan proyek baru. Disorganisasi ini dapat menyebabkan hilangnya pendapatan, atau bahkan omset, di bisnis Anda.
Manfaat Dokumentasi Proses
Dokumentasi proses sangat penting untuk keseluruhan fungsi dan aliran sistem dalam organisasi Anda. Manfaat umum lainnya dari dokumentasi proses mengikuti.
Ini menciptakan ketahanan terhadap perubahan.
Dokumentasi proses memungkinkan organisasi Anda untuk mempertahankan kecepatan tetap dan momentum, meskipun potongan bergerak. Dengan memecah semuanya (sedetail mungkin), masing-masing komponen dari proses dapat digeser atau diganti dengan sangat mudah.
Ini dapat sangat membantu ketika ada restrukturisasi atau perubahan staf di organisasi Anda. Ketika satu orang meninggalkan tim Anda, pengetahuan mereka dapat terus berlanjut. Jika rekan tim baru bergabung, dokumentasi akan membantu mereka berkembang dengan cepat.
Anda akan mengidentifikasi proses dan langkah yang dapat dibuang.
Saat menyelami proses organisasi Anda, Anda akan menentukan apakah suatu proses memberikan nilai yang dapat dibenarkan bagi organisasi Anda. Anda akan dapat mengidentifikasi langkah mana dalam proses Anda yang diperlukan dan efektif.
Apakah ada langkah-langkah yang dapat diubah atau dihilangkan tanpa mengorbankan kemanjuran? Latihan ini akan menciptakan kejelasan bagi tim Anda.
Itu mengumpulkan dan mengatur pengetahuan.
Dokumen proses berisi pengetahuan kolektif tentang pendekatan tertentu terhadap suatu topik. Dengan membuat dokumen ini mudah diakses oleh anggota tim, Anda memungkinkan pertumbuhan dan aliran informasi di seluruh organisasi.
Ini memungkinkan untuk evaluasi diri dan memperhitungkan variabel.
Dokumentasi proses memungkinkan anggota tim untuk merenungkan kontribusi masing-masing. Mereka dapat melihat dengan tepat dampaknya pada hasil dari proses tertentu.
Membuat dokumentasi juga membantu dalam mengidentifikasi di mana harus melakukan penyesuaian untuk menyempurnakan proses demi hasil yang lebih baik.
Ini memastikan kepatuhan.
Tim Anda harus menyertakan dokumen proses yang relevan dalam proses orientasi dan pelatihan. Anda kemudian dapat memastikan bahwa anggota tim, baru dan lama, memiliki semua informasi yang mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas.
Dengan menentukan parameter, Anda dapat memastikan bahwa keselamatan, hukum, atau kepatuhan lainnya tercapai.
Ini meminimalkan kesalahan.
Kesalahan adalah bagian alami dari kehidupan. Namun, Anda ingin menghindari salah langkah dalam bisnis Anda jika memungkinkan. Petunjuk langkah demi langkah untuk menyelesaikan tugas dapat membantu Anda meminimalkan kesalahan ini.
Membuat Dokumentasi Proses
Sekarang setelah Anda melihat betapa pentingnya dokumentasi proses bagi organisasi Anda, mari jelajahi bagaimana Anda dapat menerapkannya di bisnis Anda sendiri.
Cara Menulis Dokumentasi Proses
Identifikasi tujuan Anda. Tentukan audiens Anda. Identifikasi formatnya. Tentukan ruang lingkup. Identifikasi alat dan sumber daya yang diperlukan. Tentukan urutan. Menentukan pihak yang bertanggung jawab. Identifikasi batasan. Jelaskan kontinjensi dan pengecualian. Tinjau dan uji.
1. Identifikasi tujuan Anda.
Sebelum Anda mulai menulis, adakan sesi brainstorming. Selama waktu ini, Anda harus menentukan apa yang harus dicapai oleh dokumen akhir Anda. Apakah Anda membuat panduan pelatihan? Apakah Anda menyusun proses untuk kepemimpinan senior?
Anda pasti ingin menetapkan nama yang jelas untuk proses yang Anda dokumentasikan dan tujuan yang jelas untuk apa yang ingin Anda capai.
2. Tentukan audiens Anda.
Selanjutnya, identifikasi audiens Anda dan mengapa Anda perlu menjelaskan proses ini kepada mereka. Misalnya, apakah ini untuk tim penjualan atau karyawan baru? Audiens akan menentukan informasi yang Anda sertakan.
3. Identifikasi formatnya.
Anda akan ingin memutuskan apa yang penting untuk Anda sertakan dalam dokumentasi Anda. Dan itu melampaui teks. Apakah Anda memerlukan visual? Mungkin dokumen Anda akan mendapat manfaat dari grafik, tabel, atau bagan alur. Mungkin PDF atau halaman web bukan format terbaik. Beberapa proses paling baik dijelaskan melalui video.
Di sini, Anda akan menentukan format atau visual mana yang paling baik mengomunikasikan informasi yang diperlukan.
4. Tentukan ruang lingkup.
Cakupan Anda akan menentukan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam dokumentasi Anda. Ini dapat membantu Anda tetap fokus pada tugas spesifik yang sedang didokumentasikan. Bekerja dalam lingkup yang ditentukan akan membantu tim Anda menghindari informasi yang berlebihan.
5. Identifikasi alat dan sumber daya yang diperlukan.
Selanjutnya, tentukan apa yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas. Itu termasuk perangkat lunak, alat, dan modal yang relevan yang diperlukan untuk setiap langkah proses. Sumber daya ini kadang-kadang disebut sebagai input.
6. Tentukan urutan.
Jika memungkinkan, uraikan langkah-langkah berurutan yang diperlukan untuk mengulangi suatu proses. Ini memainkan peran besar dalam meningkatkan efisiensi dan menentukan keberhasilan keseluruhan tugas apa pun.
Namun, tidak setiap tugas memiliki urutan urutan yang jelas. Terkadang Anda perlu mengevaluasi berbagai skenario dan potensi hasil untuk menentukan urutan operasi proses Anda. Dalam hal ini, buat urutan yang berbeda untuk setiap skenario.
7. Menentukan pihak yang bertanggung jawab.
Langkah selanjutnya adalah memikirkan peran masing-masing pemangku kepentingan. Bagian dokumen Anda ini harus sedetail mungkin. Sertakan ekspektasi garis waktu untuk setiap orang dan bagaimana tenggat waktu ini mendukung sasaran garis waktu Anda secara keseluruhan.
8. Identifikasi batasan.
Dokumen Anda harus menjabarkan setiap batasan yang membentuk proses Anda. Itu termasuk jadwal proses, tanggal jatuh tempo, batasan anggaran, penanda kinerja utama, dll.
Jika Anda mempertimbangkan untuk mengubah proses Anda, menetapkan batasan tegas akan membantu Anda memahami batasan apa pun. Anda akan dapat mengidentifikasi apa yang dapat Anda ubah dan apa yang harus tetap konstan.
Dalam dokumen proses kepegawaian di bawah ini, batasan yang terkait dengan sumber daya manusia didefinisikan dengan jelas. Dokumen tersebut juga menjabarkan di mana keterlibatan SDM berhenti.
9. Jelaskan pengecualian dan kemungkinan.
Berhati-hatilah dengan pengecualian yang dapat muncul dan perhitungkan dalam dokumentasi proses Anda. Hal yang sama berlaku untuk kontinjensi. Anda harus menguraikan kapan anggota tim harus menyimpang dari urutan langkah yang ditentukan.
10. Tinjau dan uji.
Setelah Anda mempertimbangkan semua faktor ini dan mendokumentasikan proses Anda, Anda akan meninjau pekerjaan Anda. Edit dokumen Anda. Kemudian, uji instruksi Anda dengan menyelesaikan tugas sebagaimana diuraikan. Jika semuanya berjalan dengan baik, Anda harus mencapai hasil yang diinginkan dari tugas Anda.
Ingat: Jika proses Anda melibatkan banyak pemangku kepentingan, ini mungkin berakhir menjadi proyek yang melibatkan umpan balik berlapis. Setiap perspektif menawarkan Anda peluang lebih besar untuk mengoptimalkan peningkatan dalam proses Anda.
Tips untuk Dokumentasi Proses
Sebelum tim Anda mulai menulis, berikut adalah beberapa petunjuk yang dapat membantu Anda memaksimalkan upaya Anda.
1. Tetap singkat.
Anda memiliki pilihan untuk bertele-tele atau sependek yang Anda inginkan. Kami merekomendasikan untuk sesingkat mungkin. Katakan cukup untuk menyampaikan ide, tanpa berulang-ulang atau menggunakan kata-kata pengisi.
2. Sertakan visual (jika ada).
Visual dapat membuat dokumen Anda lebih menarik. Misalnya, gambar atau infografis dapat memecah potongan teks yang besar. Itu bisa membuat dokumen Anda lebih mudah dibaca.
Dalam kasus lain, grafik atau tabel mungkin merupakan cara yang paling membantu untuk menampilkan informasi. Untuk topik atau proses visual yang rumit, video mungkin berfungsi paling baik.
Kiat pro: Jika Anda menunjukkan bagaimana satu langkah mengarah ke langkah berikutnya, pertimbangkan bagan alir.
3. Berikan kekuatan pengeditan tim Anda.
Beri pemangku kepentingan Anda kemampuan untuk mengedit dokumentasi proses. Perubahan sederhana pada pengaturan izin dokumen Anda ini dapat menghemat banyak waktu dan bolak-balik antara tim Anda. Saat proses berubah dari waktu ke waktu, Anda akan memiliki beberapa anggota organisasi yang dapat terus memperbarui konten Anda.
4. Tetap fleksibel.
Ingat: Tidak ada cara yang tepat untuk mendokumentasikan proses. Satu-satunya cara untuk melakukan dokumentasi proses yang salah adalah dengan melewatkannya sepenuhnya.
Cara Anda membuat dokumentasi dapat berubah seiring waktu. Faktanya, dokumen Anda sendiri kemungkinan besar akan mengalami beberapa iterasi. Pertahankan pola pikir yang fleksibel untuk hasil terbaik.
Memulai dengan Dokumentasi
Sekarang, setelah Anda mempelajari praktik terbaik untuk dokumentasi proses, Anda dapat mulai menulis.
Ingat: Mendokumentasikan langkah-langkah ke proses yang paling sering Anda ikuti menyelamatkan tim Anda dari keharusan terus-menerus menemukan kembali roda. Sebaliknya, tim Anda akan memiliki garis dasar yang kuat. Sebaliknya, mereka dapat berinovasi roda jika perlu.
