Menggabungkan kerangka waktu proyek biasanya melibatkan Google Doc dan keterampilan pemformatan biasa-biasa saja. Kemudian datang menugaskan tugas kepada rekan satu tim dan berjanji untuk mencapai tanggal pengiriman yang disepakati. Tapi beberapa minggu berlalu, dan timeline berantakan. Prioritas yang lebih tinggi muncul, dan tenggat waktu berlalu tanpa banyak kemajuan.

Proyek dapat gagal karena berbagai alasan: kurangnya dukungan dari kepemimpinan, pemotongan anggaran yang tidak terduga, atau hasil yang terlalu menjanjikan. Faktanya, manajemen proyek yang buruk lebih umum daripada yang Anda pikirkan – hanya 55% proyek selesai tepat waktu.

Tetapi membuat garis waktu di mana semua orang yang terlibat tahu apa yang sedang mereka kerjakan dan kapan waktunya dapat membantu memastikan proyek Anda tidak melewati tenggat waktu aslinya. Ini penting untuk menjaga proyek (dan orang-orang yang menyelesaikannya) di jalurnya.

Untuk memastikan proyek Anda berikutnya tetap sesuai jadwal, kami akan membahas cara mengatur garis waktu proyek, template terbaik untuk digunakan, dan beberapa contoh untuk menginspirasi penjadwalan Anda di masa mendatang.

Mengapa Membuat Garis Waktu Proyek?

Manajemen waktu adalah salah satu keterampilan teratas yang dicari pengusaha dalam diri kandidat. Tenggat waktu yang terlewat dan proyek yang terburu-buru dapat membuat seluruh tim (dan perusahaan) terlambat dari jadwal.

Garis waktu proyek terstruktur menawarkan lebih dari sekadar poin brownies dari atasan Anda. Ini juga bisa:

Membawa kepemimpinan dan struktur ke sebuah proyek Garis besar apa yang sedang disampaikan, oleh saat Berbagi siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas dan menetapkan harapan untuk ruang lingkup, kualitas, dan pengiriman pekerjaan Tunjukkan bagaimana hasil proyek berkontribusi pada tujuan perusahaan Kurangi risiko dengan memperhitungkan setiap perubahan pada lingkup proyek, anggaran, kiriman, atau tenggat waktu.

Pada akhirnya, timeline proyek membuatnya lebih mudah dan lebih efisien untuk mengelola sebuah proyek. Tetapi penting untuk mencocokkan struktur garis waktu dengan ruang lingkup proyek. Merencanakan kalender editorial untuk kuartal tersebut mungkin membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha daripada membuat video pemasaran untuk peluncuran produk yang akan datang.

Di situlah template yang tepat masuk.

Contoh Garis Waktu Proyek

Tanpa kerangka waktu proyek yang tepat, mengatur proyek bisa menjadi banyak pekerjaan manual — belum lagi kekacauan pemformatan begitu banyak orang mendapatkannya.

Garis waktu yang ideal membawa arah ke sebuah proyek, namun mudah beradaptasi ketika perubahan muncul. Berikut ini adalah jadwal proyek untuk membuka kantor perusahaan baru.

Anda dapat membuat garis waktu proyek untuk proses apa pun yang bergantung pada jadwal (hampir semuanya akhir-akhir ini), seperti orientasi karyawan, penanganan krisis, atau perencanaan kampanye media sosial. Yang perlu Anda ketahui adalah bagaimana menguraikan langkah-langkah proyek dan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap fase.

Mari masuk ke detailnya.

Cara Membuat Garis Waktu Proyek

Menyusun garis waktu proyek yang sempurna membutuhkan strategi, keterampilan organisasi, dan banyak kolaborasi. Anda perlu dukungan dari pendukung dan arahan yang jelas untuk semua orang yang terlibat.

Untuk memulai, ikuti panduan langkah demi langkah ini untuk menyiapkan garis waktu terstruktur — terlepas dari pekerjaan, industri, atau tingkat manajemen Anda.

1. Tulis ringkasan proyek.

Sebuah proyek singkat mengkomunikasikan bagaimana Anda akan mendekati sebuah proyek. Ini mencakup perincian tentang tujuan, hasil, garis waktu, tugas, proses, orang yang terlibat, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek dari awal hingga selesai.

asana menguraikan langkah-langkah untuk membuat ringkasan proyek yang sederhana, namun efektif. Anda dapat menggunakan ini gratis templat rencana proyek untuk menguraikan tujuan proyek, peran dan tanggung jawab, jadwal, kiriman, anggaran, dan banyak lagi. Ini adalah titik awal yang bagus untuk setiap proses perencanaan.

Atau jika Anda memerlukan gambaran umum yang lebih komprehensif yang mencakup pesan utama dan proses distribusi, a singkat kreatif mungkin cocok untuk proyek Anda.

2. Daftar semua tugas dan item tindakan.

Setiap tugas yang terlibat dalam mencapai tujuan proyek perlu masuk ke timeline proyek. Setelah membuat brief, buatlah daftar tugas-tugas ini. Anda dapat memulai dengan tugas besar dan memecahnya menjadi tugas yang lebih kecil.

Katakanlah Anda bertanggung jawab untuk membuat video pemasaran untuk meluncurkan produk terbaru perusahaan Anda. Daftar Anda mungkin termasuk yang berikut:

Tetapkan pimpinan proyek dari setiap departemen Tetapkan anggaran proyek Temukan perusahaan produksi video Tata letak papan cerita video Pilih fitur utama untuk video Tulis skrip video Tangkap konten video Tambahkan suara dan musik latar Tambahkan animasi dan grafik Edit video Tulis salinan pengumuman Kerajinan kampanye pemasaran Buat klip untuk berbagi sosial Dapatkan video dan aset pemasaran disetujui

Setelah Anda memiliki tonggak utama, pisahkan setiap tugas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Misalnya, memilih perusahaan produksi video melibatkan:

Riset perusahaan produksi video Buat daftar perusahaan produksi Dapatkan penawaran dari setiap perusahaan produksi Bandingkan penawaran dan persempit opsi Temui perusahaan terpilih Pilih perusahaan produksi Selesaikan kontrak

3. Hubungkan dependensi.

Dalam sebuah proyek, tugas tertentu tidak dapat dimulai sampai yang lain selesai. Tugas-tugas ini disebut dependensi. Misalnya, video tidak dapat difilmkan sampai storyboard diselesaikan. Dan storyboard tidak dapat diselesaikan sampai tema video dipilih.

Memetakan dependensi membantu Anda memperkuat urutan setiap tugas dan memutuskan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Semua orang akan tahu bagian mana dari proyek yang sedang mereka kerjakan, tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu, dan siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan hasil yang mereka butuhkan.

Berikut adalah tampilan bagaimana dependensi dapat dimainkan dalam timeline proyek.

Sumber Gambar

Dalam contoh, Anda dapat melihat bahwa menyewa katering harus dilakukan sebelum menyelesaikan menu makan siang. Namun tugas lain, seperti menemukan DJ dan memutuskan tema acara, dapat terjadi pada saat yang bersamaan. Jadi saat Anda memetakan setiap tugas, Anda harus melihat langkah mana yang bisa tumpang tindih dan langkah mana yang harus menunggu yang lain.

4. Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas.

Setelah Anda mengetahui urutan tugas, Anda perlu mencari tahu berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap tugas. Perkirakan sebaik mungkin. Dengan begitu, akan lebih mudah untuk membuat peta jalan proyek dan memahami kerangka waktu proyek secara keseluruhan.

Saat Anda pergi, pastikan untuk mempertimbangkan proyek dan prioritas lain yang telah dilakukan tim Anda. Seorang desainer mungkin dapat membuat draf kasar animasi video dalam satu minggu, tetapi jika mereka sedang menyelesaikan proyek lain, mereka mungkin tidak dapat memulai proyek Anda selama dua minggu lagi.

Dengan memperhatikan waktu tim Anda, Anda akan lebih mudah menyusun garis waktu yang masuk akal dan dapat diandalkan.

5. Buat garis waktu proyek.

Bangun garis waktu Anda dengan mengatur tugas Anda dari langkah pertama hingga terakhir. Buat penyesuaian yang diperlukan untuk waktu tugas, tambahkan pencapaian, dan padatkan tenggat waktu. Jika tim Anda bekerja dengan perangkat lunak manajemen proyek, atur linimasa dan tugas agar siap dibagikan setelah rapat awal proyek.

Anda dapat menghemat waktu selama langkah ini dengan menggunakan salah satu templat garis waktu proyek di bawah ini. Sangat mudah untuk menyesuaikan masing-masing dan menghindari pekerjaan ekstra untuk membuat milik Anda sendiri dari awal.

6. Bagikan timeline dengan tim proyek.

Wah, timeline Anda sudah selesai! Sekarang, Anda harus membaginya dengan pemangku kepentingan. Ini termasuk semua orang yang terlibat dalam proyek. Anda telah mencantumkan orang-orang ini dalam ringkasan Anda (selama langkah pertama), jadi inilah saatnya untuk membagikan jalur yang jelas untuk proyek Anda dengan mereka.

Ini adalah ide yang baik untuk menahan pertemuan awal proyek dengan pemangku kepentingan dan kontributor individu sehingga semua orang memulai dari halaman yang sama. Anda dapat mengomunikasikan tujuan proyek, hasil, peran, dan tenggat waktu — tanpa terlalu banyak detail. Dari sana, Anda ingin menjadwalkan waktu dengan kontributor langsung proyek untuk mengobrol secara spesifik dan menjawab pertanyaan apa pun sebelum pekerjaan dimulai.

Butuh bantuan untuk memvisualisasikan keseluruhan proyek? Ini dapat membantu untuk memasukkan grafik garis waktu seperti di bawah ini untuk memberi semua orang gambaran tentang keseluruhan kerangka waktu. Anda dapat menambah atau menghapus langkah, tergantung pada kerumitan proyek Anda.

Sumber Gambar

7. Beradaptasi saat Anda pergi.

Ingat bagaimana lebih dari setengah proyek selesai tepat waktu? Hambatan dan kemunduran tidak dapat dihindari dalam setiap proyek. Jadi jika tim Anda mengalami penundaan, Anda harus memahami dampaknya dan menyesuaikan timeline jika perlu.

Meskipun dimungkinkan untuk menebus penundaan tanpa mengubah tenggat waktu akhir, tugas Anda sebagai pemilik proyek untuk memperbarui pemangku kepentingan tentang kemajuan proyek. Melaporkan masalah kecil (seperti rekan kerja yang sakit selama beberapa hari) tidak selalu diperlukan oleh atasan. Tetapi jika itu adalah penghalang jalan utama yang memerlukan penyesuaian ekstrim terhadap timeline (seperti kontributor inti yang meninggalkan tim), Anda harus mengomunikasikan timeline baru kepada pemangku kepentingan.

Perubahan adalah bagian dari setiap perusahaan, jadi jangan panik jika Anda harus menyesuaikan timeline Anda. Lebih baik transparan tentang ruang lingkup pekerjaan dan garis waktu daripada membuat orang tidak tahu apa-apa sampai tenggat waktu tiba. Semakin awal Anda menyesuaikan diri dengan perubahan, semakin mudah untuk kembali ke jalur semula.

Contoh Garis Waktu Proyek

Memvisualisasikan proyek membuatnya mudah untuk memahami apa yang perlu terjadi dari awal hingga akhir. Baik Anda memerlukan template untuk peluncuran produk atau rapat kampanye, ini dirancang dengan baik templat garis waktu proyek sempurna untuk sesi perencanaan Anda berikutnya.

Garis Waktu Orientasi Karyawan

Garis Waktu Peluncuran Produk

Garis Waktu Proyek Tanggap Krisis

Garis Waktu Historis

Garis Waktu Proyek Tugas

Jadwal Rapat Proyek

Butuh template sebanyak yang Anda bisa? Unduh semua jadwal proyek ini (dan banyak lagi) secara gratis. Dengan timeline yang tepat, mudah untuk membuat semua orang tetap up to date dan terinformasi. Sekarang yang harus Anda lakukan adalah memastikan proyek Anda tetap sesuai jadwal. Semoga beruntung!

Sumber Artikel