Bagaimana Membuat Strategi Komunikasi [+ Free Templates]

Ada karakteristik tertentu yang harus menjadi inti dari setiap bisnis yang sukses. Misalnya, setiap bisnis harus memiliki produk atau layanan yang hebat, karyawan yang hebat untuk menjaga mesin internal tetap berjalan, dan pelanggan setia yang mendukung melalui pembelian dan advokasi.

Juga harus ada elemen yang mendasari untuk membantu menetapkan karakteristik yang disebutkan di atas. Dan salah satu yang paling penting adalah komunikasi yang jelas dan efektif.

Komunikasi adalah akar dari setiap interaksi bisnis. Tanpa komunikasi yang transparan di setiap level, ada lebih banyak ruang untuk kesalahan, dan – tergantung pada besarnya kesalahan – itu dapat membuat atau menghancurkan bisnis.

Tapi, sementara 89% orang merasa komunikasi sangat penting untuk bekerja, 8 dari 10 orang menilai komunikasi bisnis mereka sendiri rata-rata atau buruk.

Mengembangkan strategi komunikasi untuk bisnis Anda akan membantu Anda memahami cara terbaik perusahaan berkomunikasi, secara internal dan eksternal, dan dapat memberikan hasil yang terukur untuk lebih memahami keefektifan taktik komunikasi Anda.

Dalam posting ini, kami akan menjelaskan cara membuatnya strategi dan rencana komunikasi agar bisnis Anda memastikan komunikasi yang efisien dan kohesif dengan kolega dan pelanggan.

Apa itu strategi komunikasi?

Strategi komunikasi adalah proses yang dikembangkan oleh pemangku kepentingan yang sesuai untuk mengidentifikasi di mana upaya komunikasi perlu ditingkatkan. Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah memikirkan dan memilih tindakan terukur yang akan digunakan untuk mengembangkan a rencana komunikasi untuk mencapai hasil yang Anda inginkan.

Bagaimana Mengembangkan Strategi Komunikasi

Gunakan template Rencana Komunikasi. Tentukan masalah saat ini dan potensialnya. Pilih pemangku kepentingan utama yang perlu dilibatkan. Pahami audiens Anda dan apa yang paling penting bagi mereka. Pikirkan hasil ideal Anda, lalu kerjakan mundur.

1. Gunakan templat rencana komunikasi.

Template Rencana Komunikasi HubSpot adalah sumber yang bagus untuk membantu Anda mengembangkan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti tanpa harus menghabiskan terlalu banyak waktu Anda untuk tugas ini.

Rencana komunikasi Anda jelas akan melalui semua langkah yang perlu Anda ambil untuk mengatasi tantangan yang Anda hadapi – seperti menyelesaikan audit, pengaturan Sasaran SMART, dan memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap langkah dalam rencana Anda. Bergantung pada strategi Anda secara keseluruhan, Anda dapat mengembangkan beberapa rencana untuk dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan audiens yang berbeda.

Anda ingin memecah rencana Anda menjadi beberapa langkah sehingga Anda dapat dengan mudah membuat dan mengukur kemajuan setiap hari, mingguan, atau bulanan. Selain itu, saat Anda membuat rencana komunikasi, Anda perlu mempertimbangkan jadwal kerja, anggaran potensial, dan memastikan Anda mendelegasikan tugas kepada anggota tim yang sesuai.

Seiring waktu, Anda ingin dapat merefleksikan perubahan apa yang telah dilakukan dan apakah perubahan ini secara aktif berkontribusi dalam membantu Anda mencapai hasil yang ideal.

Unduh Manajemen Krisis & Komunikasi HubSpot Kit hari ini!

2. Tentukan masalah saat ini dan yang potensial.

Mengidentifikasi masalah yang menghalangi upaya komunikasi perusahaan Anda adalah langkah pertama dan terpenting dalam mengembangkan strategi komunikasi yang solid.

Mulailah dengan mengajukan pertanyaan seperti:

Apakah kita mengalami masalah komunikasi secara internal atau eksternal? Jika secara eksternal, apakah ini terjadi di semua saluran komunikasi pelanggan, atau tim atau departemen tertentu? Jika secara internal, apakah ini masalah seluruh perusahaan, atau tim atau departemen tertentu? Apakah ada masalah khusus yang muncul secara konsisten? Jika ya, apa masalahnya? Apa masalah yang tidak konsisten, tetapi masih menghadirkan tantangan?

Idealnya, semakin banyak pertanyaan yang Anda ajukan, semakin Anda dapat dengan jelas mengidentifikasi area untuk perbaikan yang akan memengaruhi strategi Anda secara keseluruhan. Jika Anda kesulitan mengajukan pertanyaan, hubungi anggota tim di perusahaan Anda, dan / atau pelanggan Anda.

Anda dapat menerbitkan survei, memulai percakapan organik di kantor atau melalui media sosial, menjadwalkan satu per satu – apa pun yang Anda rasa akan mendapatkan jawaban yang paling relevan.

Ketika ada masalah yang berdampak langsung pada karyawan atau pelanggan perusahaan, orang akan lebih bersedia memberikan umpan balik. Mungkin juga seseorang telah berupaya menemukan solusi untuk beberapa masalah yang akan Anda identifikasi – yang membawa kita ke langkah berikutnya.

3. Pilih pemangku kepentingan utama yang perlu dilibatkan.

Sekarang setelah Anda mengajukan pertanyaan yang tepat, Anda perlu memastikan bahwa Anda melibatkan orang yang tepat untuk membantu Anda membangun strategi komunikasi Anda.

Jika Anda berada di organisasi yang lebih kecil, mungkin Anda satu-satunya orang yang Anda butuhkan di tim Anda. Namun, untuk organisasi yang lebih besar, kemungkinan besar Anda ingin menyertakan beberapa rekan kerja Anda untuk membantu Anda memecah belah dan menaklukkan.

Memilih individu mana yang harus dilibatkan harus secara langsung berhubungan dengan tantangan terbesar yang Anda identifikasi dari daftar pertanyaan Anda. Jika tantangan yang paling mendesak terkait dengan pelanggan, Anda mungkin ingin menyertakan seseorang dari layanan pelanggan organisasi Anda atau tim sukses pelanggan. Jika ada masalah tentang bagaimana produk atau layanan diiklankan atau dijual, sertakan perwakilan dari tim pemasaran atau penjualan Anda.

Anda juga ingin memastikan bahwa anggota tim kepemimpinan yang tepat sadar dan terlibat sebagaimana yang mereka butuhkan. Dengan cara ini, jika Anda akhirnya ingin membuat perubahan besar di perusahaan seperti membeli alat baru atau tim restrukturisasi, pimpinan sudah mengetahui apa yang terjadi.

Jika rekan kerja Anda sudah maksimal dan tidak memiliki bandwidth untuk membantu Anda, atau masalahnya lebih signifikan dari yang diharapkan, Anda mungkin ingin mencari agen eksternal atau konsultan untuk membantu perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda menangani krisis komunikasi eksternal yang besar, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengontrak agen PR.

Secara keseluruhan, gunakan penilaian terbaik Anda untuk memilih siapa yang akan terlibat dan pastikan keterlibatan mereka terkait langsung dengan tantangan spesifik yang telah Anda identifikasi.

4. Pahami audiens Anda.

Memahami audiens Anda cukup sederhana. Audiens bersifat internal (artinya rekan kerja Anda, dan perusahaan secara keseluruhan), eksternal (artinya pelanggan, pemegang saham, dll.), Atau kombinasi keduanya.

Dari sana Anda bisa mendapatkan yang lebih spesifik:

Apakah Anda menangani seluruh perusahaan? Apakah Anda menangani departemen atau tim tertentu? Apakah Anda menangani semua pelanggan? Apakah Anda hanya menangani pelanggan tertentu? Jika demikian, dapatkah Anda menyegmentasikan pembeli persona atau tahapan perjalanan pembeli?

Sangat penting untuk meluangkan waktu untuk benar-benar memahami siapa audiens Anda sehingga Anda benar-benar berbicara kepada mereka dengan cara yang akan diterima dengan baik. Setelah Anda mengetahui siapa audiens Anda, Anda akan dapat menggunakan wawasan audiens untuk menginformasikan semua tahap pengembangan strategi komunikasi Anda.

5. Pikirkan hasil ideal Anda, dan kemudian bekerja mundur.

Ini adalah saat Anda menggunakan semua informasi yang telah Anda kumpulkan untuk mengusulkan seperti apa hasil ideal Anda nantinya. Ini adalah tujuan tingkat tinggi yang akan dicapai melalui penerapan rencana yang dipikirkan dengan matang.

Jika bisnis Anda mengalami kesulitan dengan komunikasi terkait acara, hasil yang ideal adalah meningkatkan penyelarasan internal dan memberikan kejelasan bagi pelanggan.

Alternatifnya, jika Anda menemukan bahwa karyawan di perusahaan Anda merasa sulit untuk menyuarakan ide atau pendapat mereka, tujuan Anda mungkin adalah memastikan semua karyawan merasa didengarkan dengan mengembangkan sistem umpan balik tertentu.

Apapun yang Anda tentukan sebagai hasil ideal Anda, buatlah tetap sederhana sehingga dapat dengan mudah dipahami oleh siapa saja. Ini harus membawa bobot karena Anda menghadapi tantangan, tetapi tidak boleh terlalu rumit juga. Anggap saja sebagai misi pusat atau pernyataan visi strategi komunikasi Anda. Detailnya akan muncul setelahnya.

Mengembangkan strategi yang efektif adalah sebuah proses dan mungkin memerlukan beberapa percobaan berbeda sebelum Anda menemukan mana yang terbaik. Namun, ini adalah investasi yang diperlukan untuk memastikan Anda mengkomunikasikan dengan jelas cara terbaik.

Periksa Bagaimana Menulis Rencana Komunikasi yang Efektif [+ Template] dan unduh Template Komunikasi Gratis HubSpot untuk mulai mencapai semua tujuan strategi komunikasi Anda.

Sumber Artikel