Bagaimana Bisnis TI Dapat Menyinkronkan Data Antar Aplikasi Secara Otomatis

Berapa banyak aplikasi berbasis cloud yang Anda gunakan dengan bisnis Anda? Lima? Sepuluh? Lima puluh? Anda mungkin menggunakan lebih banyak aplikasi daripada yang Anda sadari.

Aplikasi paling penting di tumpukan Anda mungkin termasuk:

Alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) Alat otomatisasi layanan profesional (PSA) Paket akuntansi

Sebagai bisnis TI atau penyedia layanan terkelola (MSP), Anda perlu melacak prospek (pemasaran), mengubahnya menjadi klien (penjualan), memberikan layanan kepada klien tersebut (pengiriman layanan), dan menagih mereka (akuntansi).

Agar proses ini bekerja secara efisien, setiap aplikasi membutuhkan data yang akurat, dan data ini harus konsisten di seluruh tumpukan teknologi Anda. Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan.

Banyak bisnis TI menghabiskan banyak waktu untuk memindahkan data secara manual dari satu aplikasi ke aplikasi lain — sering kali membawa kesalahan ketik dan kesalahan yang menyertai input manual. Hal ini menyebabkan inefisiensi di terbaik dan kesalahan mahal di terburuk.

Jadi, bagaimana Anda bisa berhasil menautkan aplikasi berbasis cloud Anda sehingga mereka bekerja dengan kemampuan terbaiknya? Baca terus untuk mengetahuinya.

Mengapa Anda Harus Menyinkronkan Data Antar Aplikasi

Jika Anda ingin menghindari pengunggahan data secara manual, Anda perlu memastikan aplikasi tersebut berbicara satu sama lain. Ini berarti menyinkronkan data di antara mereka.

Ini terkadang dilakukan melalui proses manual, atau mengekspor data dari satu aplikasi dan mengimpornya ke aplikasi lain. Tetapi lebih baik jika Anda mencari proses otomatis: sistem di mana perubahan dalam satu aplikasi secara otomatis disinkronkan dengan yang lain.

Pikirkan hubungan antara alat pemantauan dan manajemen jarak jauh (RMM) dan alat PSA Anda.

Jika Anda harus secara manual menambahkan setiap workstation dan printer baru ke konfigurasi PSA Anda, Anda dapat menghabiskan waktu yang sangat lama untuk memperbarui data antara RMM dan PSA Anda.

Namun inilah yang dilakukan oleh banyak bisnis TI.

Bisnis MSP paling progresif tidak menangani data aplikasi mereka secara terpisah. Mereka memahami nilai dari membagikannya secara otomatis antar aplikasi.

Data yang Disinkronkan Membuat Anda Lebih Efisien

Menyinkronkan data antar aplikasi membuat staf Anda lebih efisien dengan selalu memperbarui semuanya.

Jika bisnis MSP Anda telah menautkan alat RMM dan PSA dan klien menambahkan workstation baru, maka alat RMM Anda akan menemukannya dan secara otomatis menambahkan konfigurasi tersebut ke alat PSA Anda.

Alat PSA kemudian membuat data itu tersedia untuk Pengiriman Layanan, menghindari skenario memalukan dari klien yang menelepon meja bantuan Anda, hanya untuk diberi tahu: “Oh, kami tidak tahu tentang PC itu …”

Setelah alat PSA Anda mengetahui tentang sebuah workstation, ia kemudian dapat memberi tahu paket akuntansi Anda untuk menagih pekerjaan.

Ini sangat penting. Bisnis TI dapat menghadapi sejumlah besar pendapatan yang hilang di mana MSP tidak menagih untuk workstation yang mereka dukung untuk klien mereka. Ini adalah salah satu alasan utama mengapa perusahaan IT perlu menyinkronkan data antara aplikasi cloud mereka – untuk meningkatkan pendapatan yang dapat ditagih.

Menjaga Sinkronisasi Setiap Departemen

Menyiapkan sinkronisasi otomatis antara aplikasi yang berbeda berarti setiap departemen dalam bisnis Anda mengetahui data terbaru.

Misalnya, Anda mungkin menggunakan CRM untuk melacak peluang dan prospek penjualan, dan menggunakan iPaaS untuk menyinkronkan CRM Anda dengan Google Kontak secara otomatis dengan dua cara — jadi setiap kontak yang Anda masukkan ke Google Kontak juga disinkronkan ke CRM Anda.

Setelah prospek diubah menjadi klien, tidak perlu mengetik ulang data — informasi tersebut diperbarui secara otomatis di kedua aplikasi.

Saat Anda siap menagih klien baru itu, paket akuntansi Anda secara otomatis memiliki semua informasi yang dibutuhkan, berkat sinkronisasi data.

Tidak ada tagihan yang terlewat. Tidak ada data yang salah ketik. Hanya satu set aplikasi yang bekerja sama. Ini sangat sederhana, namun sangat efektif.

Membangun Tumpukan Teknologi yang Lebih Kuat

Luangkan waktu lima menit untuk melakukan audit cepat terhadap bisnis TI Anda. Buat daftar aplikasi berbasis cloud yang Anda gunakan untuk mengelola bisnis Anda setiap hari.

Berapa banyak dari aplikasi ini yang menyinkronkan data berharga mereka ke aplikasi lain yang Anda gunakan? Jika Anda tidak menyinkronkan data, dan sebaliknya mengandalkan metode manual, maka Anda akan kehilangan waktu dan kehilangan peluang pendapatan.

Alih-alih, penting untuk menyadari bahwa data ini adalah sumber kehidupan bisnis Anda dan perlu dibebaskan dari silo yang saat ini terperangkap. Sinkronkan data Anda dan perhatikan efisiensi bisnis Anda meningkat, bersama dengan keuntungan Anda.

Sumber Artikel