Setelah menghadiri banyak pertemuan, saya pasti dapat mengatakan bahwa terkadang saya kewalahan. Sementara saya menikmati konten yang sedang didiskusikan, saya bisa merasa lelah dan ingin istirahat sejenak untuk menenangkan diri sebelum melemparkan pikiran saya kembali untuk menyerap informasi.

Saya yakin saya tidak sendirian dalam perasaan ini, bahwa banyak dari kita ingin menyerap semua yang kita bisa sambil masih memiliki kesempatan untuk memutuskan hubungan sementara dan membiarkan pikiran kita mengembara.

Apa yang kami cari adalah sesi breakout, di mana penyelenggara pertemuan memahami dan mengakomodasi kebutuhan untuk istirahat dan secara khusus memberikan waktu untuk mereka. Posting ini akan menjelaskan apa itu breakout session, menjelaskan bagaimana merencanakan sesi yang sukses, dan mempresentasikan ide-ide yang dapat Anda masukkan ke dalam pertemuan Anda berikutnya.

Apa itu sesi breakout?

Sesi breakout, terkadang disebut pertemuan breakout, adalah segmen kecil yang direncanakan dari agenda yang lebih besar yang memungkinkan peserta untuk terlibat dengan orang lain dan melakukan dekompresi.

Sesi ini kurang terstruktur dibandingkan sesi rapat umum, dan biasanya memungkinkan peserta untuk berpartisipasi daripada hanya duduk di antara penonton dan mendengarkan. Meskipun sesi ini dapat dikaitkan dengan keseluruhan konten rapat, sesi ini juga dapat berfokus pada topik yang tidak terkait.

Sesi breakout dapat terjadi selama pertemuan langsung dan virtual. Yang pertama biasanya mengirim peserta ke area tempat konferensi yang berbeda, dan yang terakhir menggunakan fungsi ruang breakout yang berasal dari alat konferensi virtual. Sesi ini sangat penting selama pertemuan virtual, di mana sudah ada elemen pemutusan bawaan karena peserta berada di lokasi masing-masing.

Di bawah ini kami akan membahas beberapa ide yang dapat Anda gunakan untuk memasukkan sesi breakout yang menarik ke dalam rapat Anda yang akan datang.

Ide Sesi Breakout

Ada berbagai sesi breakout yang dapat Anda rencanakan, seperti yang terkait langsung dengan konten rapat dan sesi lainnya yang berfokus pada hiburan dan melibatkan peserta yang bermain game satu sama lain.

Pembicaraan Petir

Pembicaraan kilat adalah cara yang bagus untuk mengakhiri sesi rapat. Mereka pendek sehingga orang dapat menghadiri lebih dari satu, dan fasilitator membutuhkan sejumlah waktu untuk memberikan ceramah singkat tentang subjek pilihan mereka terkait dengan konten rapat secara keseluruhan.

Namun, pembicaraan kilat juga dapat disesuaikan untuk memungkinkan fasilitator mempresentasikan topik apa pun yang mereka sukai, membantu peserta untuk lebih mengenal satu sama lain dan membiarkan pikiran mereka melayang ke tempat lain sebelum kembali fokus pada pertemuan.

Kecepatan Jaringan

Sesi breakout jaringan kecepatan memungkinkan peserta untuk bertemu satu sama lain dan membangun koneksi profesional. Anda dapat memecah belah orang, menetapkan ekspektasi, dan menginstruksikan peserta untuk menghabiskan sejumlah waktu berbicara dengan satu orang dan beralih ke orang lain setelah waktunya habis.

permainan

Game dapat membantu peserta melepaskan diri dan menghilangkan stres, terutama saat mereka interaktif dan mendorong keterlibatan dengan orang lain. Sesi-sesi ini berbeda dari ide-ide lain di daftar ini karena bisa jadi kurang terkait dengan konten rapat daripada yang lain.

Selama sesi tatap muka, Anda dapat mengatur permainan bingo, membentuk tim untuk memecahkan teka-teki, atau bahkan bermain tebak-tebakan. Game virtual mungkin juga.

Sesi Penetapan Sasaran

Sesi penetapan tujuan sangat bagus karena dapat mendorong peserta untuk berpikir secara mendalam tentang konten pertemuan dalam suasana santai di mana mereka dapat bercakap-cakap dengan orang lain dan mengekspresikan pemikiran mereka. Anda dapat menugaskan fasilitator ke setiap ruang breakout, dan mereka dapat memulai percakapan tentang konten rapat umum dan mendorong peserta untuk menghubungkan konten dengan keinginan mereka.

Misalnya, rapat Anda yang lebih besar difokuskan untuk memperkenalkan alur kerja seluruh bisnis baru. Dalam hal ini, peserta dalam sesi ini dapat menetapkan tujuan seputar apa yang ingin mereka capai dengan strategi baru selama tahun depan.

Sesi Ask Me Anything (AMA)

Sesi AMA adalah ide terobosan yang bagus, terutama jika Anda tidak memiliki kesempatan untuk menjawab pertanyaan semua orang.

Peserta dapat dipisahkan ke dalam ruangan dan kelompok yang berbeda dan mengajukan pertanyaan atau mengungkapkan pemikiran mereka tentang apa yang telah terjadi selama pertemuan, dan fasilitator berpengalaman dapat hadir untuk menjawabnya.

Kegiatan di luar ruangan

Kegiatan luar ruangan paling cocok untuk pertemuan tatap muka di mana sekelompok peserta dapat pergi keluar bersama-sama. Mereka bisa jadi kurang fokus pada konten dan melibatkan sesuatu seperti perburuan, tetapi sesi breakout umum juga bisa diadakan di luar ruangan untuk memberi peserta perubahan pemandangan.

Namun, memanfaatkan sesi luar ruangan selama pertemuan virtual dapat melibatkan mendorong peserta untuk keluar selama beberapa menit, keluar, dan kembali dan memberi tahu kelompok tentang sesuatu yang mereka lihat ketika mereka berada di luar sana, atau untuk berbagi foto item yang Anda minta mereka temukan dan identifikasi di luar.

Buka Sesi Mikrofon

Mikrofon terbuka selalu menarik, dan dapat menjadi sangat bagus untuk mendorong keterlibatan dan memberikan waktu kepada peserta untuk bersenang-senang dan belajar tentang rekan-rekan mereka. Mikrofon terbuka dapat berpusat di sekitar konten rapat, seperti meminta perwakilan layanan berbagi cerita pelanggan, atau yang tidak terkait dan peserta berdiri dan berbagi bakat terpendam.

Diskusi Singgah

Diskusi singgah adalah ide bagus karena Anda dapat menjadwalkan beberapa sesi berbeda untuk dipilih oleh peserta. Mereka juga merupakan format tekanan rendah untuk terlibat dalam percakapan dan jaringan. Orang dapat menavigasi ke ruangan tempat konten terkait dengan minat mereka, dan bahkan masuk ke beberapa sesi jika mereka tidak dapat memutuskan.

Meskipun ini bukan daftar ide yang lengkap, mereka pasti dapat digunakan untuk membuat dan merancang sesi breakout yang menarik untuk pertemuan Anda berikutnya.

Contoh Sesi Breakout

Di bawah ini kita akan membahas beberapa contoh nyata dari sesi breakout yang dapat berfungsi sebagai inspirasi tambahan untuk perencanaan Anda.

Pusat Kepemimpinan Lembaga Nonprofit

Pusat Kepemimpinan Nonprofit adalah organisasi yang mendukung lembaga nonprofit lainnya. Ini menjadi tuan rumah konferensi kepemimpinan tahunan yang mencakup beberapa sesi breakout yang dipimpin oleh pemimpin industri yang dapat dipilih oleh peserta.

Sesi Breakout dari konferensi 2020 mereka, Percakapan Berani: Memahami & Menghadapi Bias Bawah Sadar dengan Margarita Sarmiento, membahas cara menciptakan lingkungan kerja yang inklusif dan positif bagi semua orang untuk menjadi bagiannya. Sesi breakout terkait dengan tema konferensi, yang difokuskan pada memimpin dengan berani.

Membangun Momentum Kita (BOOM)

Mount Holyoke College menyelenggarakan konferensi keanekaragaman tahunan yang disebut Building On Our Momentum, di mana anggota komunitas didorong untuk menghadiri acara dan belajar tentang keragaman, kesetaraan, dan inklusi dalam pembicaraan langsung dan konten rekaman.

Itu Konferensi BOOM 2021 menggabungkan berbagai sesi breakout untuk membantu peserta terlibat dengan konten dalam kelompok yang lebih kecil dan mengurangi tekanan dari topik menarik yang mungkin mereka pelajari.

Salah satu sesi, Selasa Sore: Zines, mendorong peserta untuk berkreasi dan membuat zine sekaligus belajar tentang sejarah dan penggunaannya di komunitas yang terpinggirkan.

MASUK

INBOUND adalah konferensi pemasaran tahunan HubSpot yang menampilkan berbagai macam peluang, termasuk sesi breakout. Selama sesi ini, peserta dapat melakukan dekompresi, lebih terlibat dengan konten, dan terhubung dengan peserta lain.

Pertemuan: Hitam di INBOUND, sesi terobosan INBOUND 2020, menciptakan ruang yang aman bagi peserta Kulit Hitam untuk bertemu profesional lainnya, membangun jaringan, dan mendiskusikan topik yang menarik.

Template Sesi Pembubungan

Mengingat manfaat yang dapat mereka berikan, penting untuk memahami bagaimana merencanakan, dan memimpin, sesi breakout yang sukses. Mari kita bahas beberapa tip.

1. Tetapkan kerangka waktu yang ditentukan.

Karena sesi breakout adalah periode tertentu di antara sesi rapat utama, penting untuk menetapkan kerangka waktu tertentu di mana sesi tersebut akan terjadi. Catat aktivitas sesi, berapa lama, dan usahakan untuk mengikuti jadwal itu.

2. Tetapkan tujuan sesi.

Sesi breakout yang dirancang khusus untuk peserta agar tidak terkompresi memang bagus, tetapi, terlepas dari niatnya, penting untuk menetapkan tujuan, sehingga peserta tahu apa yang diharapkan.

Mungkin hanya untuk berjejaring dan bercakap-cakap, tapi bisa juga untuk menguraikan tujuan pribadi. Memberi tahu orang apa yang diharapkan akan membantu Anda memastikan bahwa sesi ini tetap fokus dan peserta dapat menyelesaikan semuanya dalam kerangka waktu yang diinginkan.

3. Rancang tempat duduk untuk melengkapi format breakout.

Tip ini lebih terkait dengan sesi tatap muka, tetapi tetap penting. Penting untuk membuat pengaturan tempat duduk dan mengatur ruang pertemuan yang melengkapi dan memfasilitasi maksud sesi.

Misalnya, ruangan yang diisi dengan meja bundar tidak akan kondusif untuk sesi jaringan cepat di mana dua orang sedang berdiskusi satu sama lain. Pahami apa yang Anda ingin peserta capai selama pengambilan keputusan, dan rancang ruang rapat yang sesuai.

4. Gunakan peralatan yang benar.

Menggunakan peralatan yang tepat relevan untuk sesi pertemuan langsung dan virtual, karena Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda memiliki semua yang Anda butuhkan sebelumnya. Misalnya, Anda sedang memimpin permainan sesi breakout. Dalam hal ini, Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki semua materi yang diperlukan untuk menjalankan sesi dengan lancar, seperti potongan yang cukup untuk semua peserta dan instruksi yang dapat dicetak untuk dirujuk selama permainan.

Memiliki peralatan yang tepat juga penting karena sesi ini dimaksudkan untuk membantu orang mengurangi tekanan, jadi Anda tidak ingin membuat orang menunggu atau stres tentang apa yang akan terjadi, terutama selama acara virtual.

Secara keseluruhan, sesi breakout adalah aspek pertemuan yang berharga, baik secara virtual maupun secara langsung. Mereka memberi kesempatan kepada peserta untuk terhubung dengan peserta lain, memikirkan secara mendalam tentang konten rapat, dan umumnya melakukan percakapan yang menyenangkan dan menarik.

Manfaatkan tip pada daftar ini saat merencanakan pertemuan Anda berikutnya, dan Anda kemungkinan akan menerima umpan balik dari peserta bahwa sesi tersebut menarik, menarik, dan telah menginspirasi mereka untuk menghadiri acara Anda berikutnya.

Sumber Artikel