Di HubSpot, kami menyukai curah pendapat
Menyatukan tim Anda di satu ruangan untuk menghasilkan ide tidak hanya memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi konten kreatif atau strategi yang mungkin tidak Anda pikirkan, tetapi juga dapat meningkatkan perasaan keamanan psikologis karena orang yang mungkin bukan manajer tingkat tinggi diundang dan didorong untuk memberikan masukan mereka.
Brainstorming adalah salah satu aktivitas membangun tim paling produktif yang kami gunakan di HubSpot. Tapi, baru-baru ini, ketika kami harus meninggalkan kantor fisik kami dan merangkul pekerjaan jarak jauh, banyak manajer bertanya-tanya bagaimana mereka menciptakan kembali komunikasi tatap muka, produktivitas, dan rasa keamanan psikologis sebenarnya.
Untungnya, banyak manajer kami yang mampu beradaptasi dengan cepat, memimpin sejumlah brainstorming virtual yang sukses pada tahun 2020.
Untuk membantu manajer membangun teknik pembuatan ide yang solid – bahkan dari rumah – berikut adalah beberapa langkah yang diambil karyawan HubSpot di blog, tim akuisisi, dan tim DI&B saat mengoordinasikan curah pendapat jarak jauh.
Jika rekan satu tim Anda sudah mengetahui tujuan dari curah pendapat, petunjuk yang akan diberikan kepada mereka, dan instruksi pembuatan ide, mereka akan siap dan bersemangat untuk segera memberikan saran.
Sebelum bertukar pikiran, pertimbangkan untuk mengirim email rinci atau a ringkasan kreatif tentang apa yang ingin Anda capai selama sesi.
“Saya telah menemukan bahwa memberikan kesempatan kepada anggota curah pendapat Anda untuk mempersiapkan diri lebih awal menghasilkan ide-ide berkualitas lebih tinggi yang disajikan dalam curah pendapat,” kata Emmy Jonassen, Direktur Senior Pemasaran di HubSpot. “Ringkasan kreatif juga akan membantu Anda memanfaatkan waktu sebaik-baiknya, jadi Anda akan fokus pada tindakan brainstorming daripada mendiskusikan tugas.”
Saat Anda menghadiri curah pendapat secara langsung, lebih mudah untuk menentukan siapa yang berbicara, siapa yang ditanyai, dan siapa yang menjalankan rapat hanya dengan bahasa tubuh dan isyarat sosial lainnya.
Saat Anda sedang melakukan video call, beberapa isyarat mungkin lebih sulit untuk diperhatikan. Anda mungkin tidak tahu siapa yang harus menjawab pertanyaan, kepada siapa Anda harus bertanya, dan siapa yang berusaha untuk menjaga agar rapat tetap sesuai jadwal. Itulah mengapa sangat membantu untuk menunjuk tuan rumah atau fasilitator dengan jelas.
“Trik untuk melakukan curah pendapat yang hebat adalah melibatkan semua orang,” jelas Jonassen. “Seorang fasilitator dapat membantu menciptakan lingkungan di mana setiap orang merasa nyaman untuk ikut campur. Mereka juga dapat membantu menjaga percakapan melalui keheningan yang canggung, menjaga kelompok tetap pada jalurnya, dan membawa orang ke dalam percakapan yang cenderung lebih pendiam.”
Setelah Anda merencanakan curah pendapat dan menetapkan diri Anda atau orang lain sebagai fasilitator, pastikan untuk mencatat informasi ini di sesi curah pendapat. ringkasan kreatif, undangan kalender, atau di awal sesi. Jika Anda memilih untuk menggunakan ruang istirahat – yang akan kita bahas di langkah empat – pertimbangkan untuk memiliki fasilitator untuk masing-masing ruang.
Selama curah pendapat secara langsung, mudah untuk melihat ke bawah dan mengetik di komputer Anda sambil tetap berbicara dan terlibat dengan orang lain. Namun, pada panggilan video, Anda mungkin ingin lebih sedikit menatap catatan Anda dan lebih banyak menatap kamera Anda sehingga Anda tidak terlihat kehilangan minat. Dan, jika Anda harus membuat catatan, Anda mungkin khawatir kehilangan sesuatu saat beralih antar layar. Karena masalah ini, not bisa menjadi sangat teredam.
Itulah mengapa Alexandra Garnier, seorang manajer pemasaran otomasi Prancis, mengatakan bahwa koordinator curah pendapat harus, “Gunakan papan tulis virtual, dokumen catatan online bersama, atau (jika perlu) pencatat yang ditunjuk.”
Dengan membuat catatan bersama atau menunjuk seorang pencatat, setiap orang dapat memiliki sumber informasi bersama untuk dilihat kembali dan dapat fokus pada diskusi yang ada. Saat memilih pencatat, yang terbaik adalah memilih penjudi cepat atau peserta yang tidak ditugasi untuk mendapatkan ide, seperti koordinator. Ini akan memungkinkan mereka untuk fokus pada catatan tanpa kehilangan aktivitas tim yang hebat.
Selama curah pendapat besar secara langsung, Anda mungkin diminta untuk dibagi menjadi beberapa kelompok kecil, pergi ke ruangan lain, dan kembali dengan beberapa ide untuk ditawarkan dari kelompok Anda. Untungnya, banyak alat panggilan video yang mampu meniru pengalaman ini dengan fitur ruang terobosan.
“Lebih sulit untuk membuat semua orang berpartisipasi jika Anda memiliki lebih dari lima atau enam orang yang terlibat,” kata Jonassen. “Jika saya memiliki grup besar, saya biasanya akan menggunakan fitur ini untuk memecah orang menjadi grup yang lebih kecil dan bertukar pikiran untuk jangka waktu tertentu. Setelah waktu itu berakhir, saya akan meminta semua orang bergabung kembali dengan grup yang lebih besar untuk berbagi ide. “
Garnier juga menambahkan, “Jika Anda melakukan brainstorming dengan kelompok yang lebih besar, lebih baik lakukan breakout room. Beberapa orang cenderung menghindar ketika ada banyak peserta.” Hal ini terutama terjadi dalam lingkungan virtual, di mana orang mungkin merasa tidak nyaman untuk berbicara.
Jika Anda menggunakan Zoom untuk rapat dan tertarik pada ruang breakout, berikut adalah tutorial bagus tentang cara mengaktifkannya pada panggilan Anda berikutnya.
Beberapa curah pendapat mungkin melibatkan kombinasi aktivitas individu dan kelompok. Namun, saat ide mengalir dalam satu tugas, secara alami sulit untuk berhenti dan melompat ke bagian sesi yang baru. Menurut Margot Lieblich, Peneliti Senior UX yang mengoordinasikan sesi curah pendapat dan ideasi bulanan, bahkan lebih sulit untuk mengatur waktu dalam pertemuan virtual.
“Seringkali dalam curah pendapat, Anda memiliki jadwal yang ketat dan perlu melakukan transisi cepat ke aktivitas berikutnya. Ini bisa menjadi sangat sulit dalam pengaturan jarak jauh, ketika Anda tidak dapat selalu memberi sinyal secara visual untuk menarik perhatian semua orang sekaligus, “kata Lieblich.
“Gunakan pengatur waktu yang dapat didengar untuk menandai akhir dari suatu aktivitas dengan jelas. Anda bahkan dapat berkreasi dengan suaranya,” saran Lieblich. “Saya telah menggunakan musik tema Oscar, dan salah satu rekan kerja saya menggunakan suara bebek kwek.”
“Setelah mendengar pengatur waktu satu kali, kelompok tersebut akan segera belajar menyelesaikan dan mulai beralih ke aktivitas berikutnya saat mereka mendengar suara itu lagi,” jelas Lieblich.
Beberapa orang bekerja lebih baik sendiri sementara yang lain bekerja jauh lebih baik dalam kelompok. Dalam curah pendapat virtual, ini bisa menjadi lebih jelas ketika mereka yang tidak menanggapi aktivitas kelompok keluar zona, dan mereka yang tidak suka memberikan promosi individu akan menunggu sampai akhir berharap mereka kehabisan waktu. Dengan melakukan dua aktivitas, Anda memastikan bahwa setiap orang dapat membentuk ide di zona nyamannya sendiri.
“Saya suka memulai dengan aktivitas individu sehingga orang memiliki beberapa menit untuk mengeksplorasi pendekatan mereka sendiri ke ruang masalah tanpa mempengaruhi satu sama lain,” kata Lieblich. “Setelah menjalankan aktivitas individu, saya menggabungkan aktivitas kelompok sehingga orang dapat saling menginspirasi dan menghasilkan ide yang lebih kaya dan lebih menarik.”
Meskipun Anda mungkin berpikir semua brainstorming jarak jauh harus terjadi pada video call, ini tidak selalu benar. Ya, banyak dari mereka pasti akan melakukannya. Namun, jika Anda meminta rekan tim untuk datang ke curah pendapat yang disiapkan dengan sesuatu yang cepat – seperti promosi posting blog atau ide email satu kali, Anda mungkin dapat menghentikan panggilan video yang memakan waktu dari proses curah pendapat Anda sepenuhnya. .
Baru-baru ini, ketika tim blog sedang menyusun strategi konten triwulanan kami, kami ingin meminta penulis kami untuk memberikan ide untuk posting blog. Tetapi, karena setiap penulis memiliki jadwal yang sangat sibuk, meminta mereka untuk datang ke pertemuan curah pendapat yang sangat panjang di mana setiap orang akan menawarkan lima hingga 10 saran posting tidak masuk akal secara logistik.
Jadi, saya mengoordinasikan curah pendapat virtual yang berlangsung sepenuhnya di Google Spreadsheet. Untuk memulai brainstorming, saya mengirimkan email dan Spreadsheet Idea Generation kepada tim saya dengan instruksi tentang kebutuhan konten apa yang akan kami miliki untuk kuartal berikutnya, berapa banyak ide posting untuk disisipkan ke spreadsheet, dan tenggat waktu untuk mengirimkan saran posting.
Dari sana, penulis memiliki waktu dua minggu untuk menawarkan ide setidaknya untuk lima posting blog. Berikut sekilas spreadsheet dengan contoh posting yang saya berikan kepada penulis untuk memandu mereka melalui elemen-elemen dalam memberikan saran posting:
Setelah tenggat waktu, editor kami masuk dan menggunakan fitur komentar spreadsheet untuk memberikan umpan balik yang dapat diingat oleh penulis untuk curah pendapat virtual berikutnya. Sejak curah pendapat ini, sebagian besar entri blog yang disarankan telah ditambahkan ke kalender konten kami.
Banyak tip di atas yang berkaitan dengan meningkatkan satu aspek kritis dari curah pendapat: partisipasi.
Saat Anda merencanakan konten atau curah pendapat kampanye Anda berikutnya, tanyakan pada diri Anda sendiri bagaimana Anda dapat membuat curah pendapat itu menarik bagi semua orang.
Dengan mempermudah tim Anda untuk terlibat dengan orang lain, memberikan pemikiran mereka, atau menyarankan ide dalam curah pendapat, Anda akan mendapatkan lebih banyak partisipasi dan – pada akhirnya – lebih banyak ide pemenang dari rekan satu tim yang mungkin tidak menawarkan sebaliknya.
Untuk mempelajari lebih banyak tentang taktik curah pendapat, baca posting blog ini. Jika Anda tertarik pada bagaimana Anda dapat mendorong keamanan psikologis di area lain bisnis Anda, lihat tips ahli ini.
Tanda tangan email berfungsi sebagai cara ampuh bagi individu dan bisnis untuk meninggalkan kesan abadi…
Apakah kesalahan 'ERR_SSL_VERSION_OR_CIPHER_MISMATCH' menghentikan Anda mengakses situs web WordPress? Kesalahan ini hanya terlihat saat mengunjungi…
Jika Anda adalah individu yang banyak akal dan berpikiran maju yang bekerja di bidang pemasaran,…
Siap menguasai Google Analytics 4 dengan sedikit bantuan dari MonsterInsights? GA4 adalah alat analitik yang…
Apakah Anda mencari cara untuk menerjemahkan plugin WordPress ke dalam bahasa Anda? Dengan menerjemahkan plugin…
Mencari solusi untuk hack redirect WordPress? ???????? Peretasan pengalihan WordPress sayangnya merupakan kejadian umum dan…