Dokumen memainkan peran penting dalam kehidupan setiap bisnis dan operasi sehari-hari. Sangat penting untuk menyimpan dan melindunginya dengan benar. Di sinilah beberapa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik dapat berperan untuk membantu Anda memahami alur kerja dokumen bisnis Anda dan memastikan tidak ada yang hilang dalam prosesnya.
Apa itu perangkat lunak manajemen dokumen (DMS)?
Perangkat lunak manajemen dokumen menghilangkan kerumitan penyimpanan file fisik dan alih-alih memindahkan semuanya ke cloud. Mungkin frustasi menghabiskan berjam-jam mencari dokumen hanya untuk kemudian menyadari bahwa itu tidak ada sama sekali. Perangkat lunak manajemen dokumen memungkinkan Anda mengatur dokumen digital dan catatan kertas dengan mudah dan nyaman.
Jika Anda tidak memiliki perangkat lunak seperti itu yang bekerja untuk Anda, mungkin perlu berjam-jam atau bahkan berhari-hari untuk mengambil dokumen penting, yang dapat menjadi penghalang besar bagi seluruh tim Anda.
Perangkat lunak terbaik akan membuat pekerjaan menjadi cepat dan lancar. Ada beberapa pilihan di pasaran, dan jika Anda mencari perangkat lunak manajemen dokumen terbaik, panduan ini akan membantu Anda membuat keputusan terbaik berdasarkan kebutuhan Anda.
Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk Anda
Sulit untuk memilih perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat untuk bisnis Anda. Selalu perhatikan fitur berikut saat memilih opsi Anda.
Kemampuan pemindaian:
Jika Anda memiliki dokumen dalam format kertas, Anda memerlukan DMS yang dilengkapi dengan kemampuan pemindaian. Ini akan memungkinkan Anda untuk memasukkan semua dokumen penting ke hub pusat Anda. Pertimbangkan juga teknologi yang digunakan untuk fungsi pemindaian. Ini berguna untuk memiliki beberapa bentuk pengenalan karakter optik (OCR) sehingga nanti Anda dapat mencari melalui semua pindaian Anda.
Penyimpanan dan konektivitas:
Penting untuk menemukan perangkat lunak manajemen dokumen yang menyediakan penyimpanan cloud yang memadai untuk berfungsi sebagai hub pusat untuk mengunggah file Anda. Meskipun dokumen bukan yang paling banyak menggunakan ruang disk, katalog Anda mungkin akan tumbuh lebih cepat dari yang Anda perkirakan, dan Anda akan segera kehabisan ruang untuk menambahkan barang baru. Yang juga penting adalah bagaimana dokumen Anda dapat diakses. Ada beberapa sistem yang menggabungkan akses browser dan aplikasi terpisah, tetapi banyak lainnya hanya menyediakan satu dari keduanya.
Metadata dan fungsi pencarian:
Sistem manajemen dokumen Anda harus memiliki fungsi pencarian yang kuat sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan dokumen apa pun. Ini bukan hanya tentang melihat nama dokumen tetapi juga metadata dan teks dalam pindaian. Menghubungkan dokumen ke proyek, orang, dan cara organisasi kerja lainnya juga berguna setiap hari saat bekerja dengan perangkat lunak.
Kontrol versi dokumen:
Setiap perangkat lunak manajemen dokumen kualitas harus memiliki kontrol versi dokumen. Ini tentang menyimpan tidak hanya versi dokumen saat ini – yang terbaru – tetapi juga semua versi sebelumnya dan catatan modifikasi yang dilakukan pada dokumen. Anda kemudian dapat memiliki gambaran lengkap tentang bagaimana dokumen telah berkembang seiring waktu.
Kontrol izin:
DMS Anda harus dapat mengelola izin dalam sistem. Ini tentang menjaga integritas data dan memastikan bahwa file tidak terhapus atau dipindahkan secara tidak sengaja.
Perangkat lunak manajemen dokumen terbaik pada tahun 2022
Sekarang itu kamu tahu persis fitur apa yang diharapkan dari perangkat lunak manajemen dokumen terbaik, mari kita lihat opsi terbaik di luar sana.
1. Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint mungkin adalah salah satu solusi yang paling terkenal di luar sana, dan juga salah satu perusahaan paling komprehensif dokumen sistem manajemen yang tersedia saat ini. Ini menawarkan alat yang sesuai dengan kebutuhan setiap bisnis. Terlepas dari kemampuan manajemen dokumennya, Anda dapat menggunakan SharePoint untuk berfungsi sebagai intranet “cerdas” milik bisnis Anda sendiri. Ada aplikasi yang tersedia untuk semua perangkat, dan fitur berbagi bagus yang menawarkan kolaborasi tanpa batas. Menggunakan OneDrive, Anda juga dapat menyinkronkan file antara cloud dan hard drive lokal.
️ Fitur:
Pelacakan aktivitasManajemen kalenderTemplat yang dapat disesuaikanManajemen dokumenSinkronisasi dataBerbagi fileTemplat dokumen
Harga:
Paket 1: $5/pengguna/bulan dengan penyimpanan 1TBRencana 2: $10/pengguna/bulanOffice 365 E3: $20/pengguna/bulan
2. Bitrix24
Bitrix24 adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang digunakan oleh jutaan orang di seluruh dunia. Ini tersedia di tempat dan di cloud. Perangkat lunak ini memungkinkan sinkronisasi file, akses seluler, berbagi file, drive pribadi dan perusahaan, pengeditan multi-pengguna, pengeditan offline, dan banyak lagi. Ini tersedia untuk uji coba 30 hari gratis.
️ Fitur utama:
Kontrol aksesDasbor dan pelacakan aktivitasPeringatan/pemberitahuan Pembuatan dan penyimpanan dokumenManajemen dokumen
Harga:
Dasar Awan: $39/bln Standar: $79/bln Profesional: $159/bln Tersedia uji coba gratis 30 hari
3. rubex
Rubex oleh eFile Cabinet adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang menawarkan penyimpanan cloud dan solusi berbagi file yang efisien. Ini akan memungkinkan bisnis Anda tanpa kertas dan menangani file secara efisien. Rubex sangat ideal untuk usaha kecil dan menengah dan akan memungkinkan Anda untuk berbagi dokumen dalam organisasi dan juga mengatur penyimpanan dokumen. Ini memiliki fitur pencarian yang baik, pembuatan template, alur kerja otomatis, dan berbagi file.
️ Fitur utama:
Kabinet eFile Sistem DM Berbagi file yang aman Otentikasi dua faktor (2FA)Pengaturan keamanan yang disesuaikanAlat kepatuhanIntegrasi Microsoft OfficeAkses selulerJejak auditOtomasi alur kerja
Harga:
Pemula: $15/pengguna/bulan untuk penyimpanan 25 GB Keuntungan: $30/pengguna/bulan dengan penyimpanan 1 TB tetapi terbatas untuk tiga penggunaBisnis: $55/pengguna/bulan dan penyimpanan 5 TB
4. M-File
M-Files sangat ideal untuk bisnis kecil dan besar di berbagai industri. Perangkat lunak lokal berbasis cloud mencakup fitur-fitur utama, seperti kemampuan tanda tangan elektronik, manajemen izin, alur kerja otomatis, dan akses offline. Ini juga memiliki mesin pencari yang akan memungkinkan Anda untuk mencari dokumen dengan mudah. Anda juga dapat mencari teks dokumen menggunakan alat ini.
️ Fitur utama:
Kontrol/izin aksesPelacakan kepatuhanJejak auditAlat kolaborasiTemplat yang dapat disesuaikanManajemen kontenKlasifikasi dokumenManajemen aset digitalPembuatan dokumen
Harga:
Anda perlu menghubungi M-Files untuk mengetahui harga dan juga menawarkan uji coba gratis.
5. Masuk Sekarang
SignNow menawarkan solusi tanda tangan elektronik yang memungkinkan Anda untuk menandatangani, mengirim serta mengelola dokumen Anda di perangkat Anda. Ini menawarkan keamanan tinggi dan mudah digunakan. Ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan beberapa dokumen ke dalam satu paket dan mengirim satu dokumen ke beberapa orang sekaligus. SignNow juga menyertakan jejak audit dan berbasis cloud.
️ Fitur utama:
Jejak audit Pengambilan tanda tangan selulerTemplat yang dapat disesuaikanPengingatAnalisis dokumenPenandatanganan banyak pihakPelacakan kemajuan tugas
Harga:
Bisnis: $8/pengguna/bulan (dibayar setiap tahun) Premi Bisnis: $15/pengguna/bulan (dibayar setiap tahun) Profesional: $30/pengguna/bulan (dibayar setiap tahun)
6. Kontrol Utama
MasterControl adalah sistem manajemen mutu yang juga menawarkan perangkat lunak kontrol dokumen sebagai bagian dari solusi mereka. Ini kemungkinan akan mengakhiri proses berbasis kertas Anda. MasterControl menawarkan fleksibilitas tinggi dan memungkinkan Anda untuk menerapkan sistem manajemen dokumen yang sesuai untuk bisnis Anda. Ini mencakup serangkaian modul.
️ Fitur utama:
Perutean otomatisTanda tangan elektronikManajemen kepatuhanKontrol aksesKontrol versiRetensi dokumenKonversi dokumenTanda tangan elektronikKonversi jenis filePencarian teks lengkapPengarsipan dokumenKontrol versiKontrol/izinAccessCheck-in/check-outJejak audit
Harga:
Hubungi MasterControl untuk harga
7. DocuWare
DocuWare adalah perangkat lunak yang sangat kuat yang membantu mengarahkan dokumen Anda dan mengarahkannya ke alur kerja yang tepat. Anda dapat melacak tugas yang tertunda dan menarik catatan dalam sekejap. Ini melayani bisnis dari semua ukuran dan tersedia dalam 18 bahasa. DocuWare mendukung penyebaran di tempat dan cloud. Ini mencakup fitur-fitur seperti kontrol akses, pencarian teks, manajemen dokumen, tanda tangan elektronik, formulir elektronik, pemulihan file, dan banyak lagi.
️ Fitur utama:
Kontrol/izin aksesPengarsipan & retensiAlat kolaborasiTemplat yang dapat disesuaikanKlasifikasi dan manajemen dokumenTanda tangan elektronikBentuk elektronikPencarian teks lengkapPemulihan file
Harga:
Hubungi DocuWare untuk harga; ada uji coba gratis yang tersedia
Kesimpulan tentang perangkat lunak manajemen dokumen terbaik
Itu saja ketika datang ke daftar perangkat lunak manajemen dokumen terbaik saya. Alat yang tepat yang harus Anda pilih akan bergantung pada ukuran dan jenis bisnis Anda, serta jenis dan volume dokumen yang dihasilkan bisnis tersebut.
Beberapa solusi dalam daftar ini memiliki lebih banyak fokus perusahaan (seperti M-File), sementara yang lain sangat mudah didekati dan dapat dimulai dengan cepat dan murah (seperti Masuk Sekarang). Lalu, ada Microsoft SharePoint, yang telah menjadi standar emas di pasar untuk sementara waktu.
Beri tahu kami pendapat Anda tentang perangkat lunak manajemen dokumen terbaik ini dan mana yang Anda pilih.
Panduan gratis
