Tidak ada proyek yang sukses atau gagal tanpa tanggung jawab.
Bahkan ketika tampaknya sebuah proyek tidak mungkin berjalan lebih baik (atau lebih buruk), selalu ada pelajaran yang bisa dipetik.
Dengan demikian, proyek post-mortem.
Pertemuan post-mortem bukanlah penyelidikan. Ini adalah penyelidikan untuk mengungkap semua pelajaran untuk masa depan – bukan kesempatan untuk menyalahkan atau menempatkan orang di tempat.
Ini adalah kesempatan untuk bertanya: Apa sebenarnya yang telah kita capai? Dan yang lebih penting lagi: apa yang bisa kita lakukan lebih baik lain kali?
Untuk membantu tim Anda mendapatkan hasil maksimal dari rapat post-mortem proyek Anda, kami telah membagikan beberapa panduan dasar. Lihat di bawah ini dan jadikan post-mortem Anda berikutnya yang paling produktif.
Apa itu post mortem proyek?
Sebuah proyek post-mortem adalah pertemuan yang biasanya terjadi di akhir proyek untuk mengevaluasi keberhasilan dan perangkap. Tujuannya adalah untuk menemukan wawasan yang akan memungkinkan Anda untuk menerapkan proses yang lebih baik untuk proyek masa depan.
Pertemuan post-mortem yang produktif adalah kesempatan untuk sepenuhnya membongkar lintasan proyek dan menggali lebih dalam mengapa segala sesuatunya terjadi seperti itu.
Manfaat utamanya adalah peningkatan efisiensi. Jika dilakukan dengan benar, Anda akan mengidentifikasi kemacetan dalam proses Anda dan meningkatkan alur kerja Anda.
Di luar itu, pertemuan post-mortem akan meningkatkan:
Moral – Merayakan kemenangan Anda dalam pertemuan post-mortem dapat membantu menyatukan tim Anda dan menciptakan rasa persahabatan.
Komunikasi – Saat Anda membongkar apa yang benar dan apa yang salah, semoga Anda akan mengidentifikasi kesenjangan komunikasi yang mungkin menghambat proyek.
Transparansi – Pertemuan post-mortem mengundang semua orang untuk berbagi perspektif mereka tentang proyek secara keseluruhan. Ini menciptakan lingkungan yang transparan di mana Anda bisa sampai ke inti masalah.
Dokumentasi Pertemuan Post-Mortem
Untuk mempersiapkan pertemuan post-mortem Anda, ada tiga bagian penting dari dokumentasi yang Anda perlukan:
Kuesioner pra-pertemuan – Kuesioner memberi tim Anda waktu untuk menilai proyek secara keseluruhan. Di akhir Anda, Anda akan dapat meninjau kuesioner untuk mengidentifikasi pola dan poin pembicaraan untuk pertemuan tersebut. Lebih lanjut tentang itu sini.
Agenda rapat – Memiliki agenda sangat penting untuk memastikan pertemuan Anda berjalan lancar. Tanpa satu, Anda mungkin tidak punya waktu untuk mengatasi masalah Anda yang paling penting. Untuk detail tentang cara mengatur agenda Anda, lompat ke bagian ini.
Lembar kerja rapat – Lembar kerja akan sangat membantu selama pertemuan untuk mengatur umpan balik tim Anda ke dalam kategori yang tepat. Misalnya, lembar kerja Anda harus menyertakan bagian untuk keberhasilan, kegagalan, hambatan, dan solusi.
Dokumen rekap – Setelah rapat selesai, buat draf dokumen yang mencakup poin-poin utama yang dibahas dan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk masa depan. Lebih lanjut tentang itu sini.
Cara Menjalankan Rapat Post-Mortem Proyek Produktif
1. Jadikan pemeriksaan mayat sebagai bagian standar dari proses tim Anda.
Pertemuan post-mortem harus menjadi bagian penting dari proses tim Anda – untuk proyek besar dan yang lebih kecil. Sebagian besar tim menjalankannya untuk proyek yang lebih besar dengan tanggal mulai dan akhir yang pasti, tetapi mereka dapat sama-sama berguna untuk proyek skala kecil atau bahkan proyek yang sedang berjalan.
Meskipun “post-mortem” secara harfiah berarti setelah kematian, tim Anda tidak harus menunggu akhir dari proyek jangka panjang yang besar untuk mendapatkan nilai dari evaluasi retrospektif.
Saat Anda menyempurnakan jadwal proyek selama fase kickoff, masukkan mini post-mortem pada tonggak penting. Pemeriksaan denyut nadi ini akan memberi tim Anda kesempatan untuk lebih memahami perkembangan proyek – dan mudah-mudahan mengidentifikasi potensi masalah sebelum menyebabkan kerusakan permanen.
Setelah proyek selesai secara resmi, jangan menunggu terlalu lama untuk menjadwalkan post-mortem terakhir, atau orang-orang akan pindah secara mental. Bahkan, Anda harus menjadwalkan post-mortem ketika Anda membangun rencana proyek lengkap, sehingga semua orang tahu itu adalah bagian yang diharapkan dari penyelesaian proyek.
2. Kirimkan kuesioner post-mortem sebelum pertemuan yang sebenarnya.
Pertemuan itu sendiri tidak boleh dijadwalkan lebih dari satu jam. Tidak semua orang akan memiliki kesempatan untuk berbicara, dan beberapa masalah yang lebih kecil (tapi tetap penting) mungkin tidak mendapatkan banyak waktu diskusi. Dan sejujurnya, tidak semua orang nyaman berbicara di forum semacam ini.
Menggunakan kuesioner pra-pertemuan berarti setiap orang di tim Anda memiliki kesempatan yang sama untuk berbagi pemikiran mereka, dan tidak ada detail yang terlewatkan di bawah radar.
Kuesioner juga memberikan kesempatan bagi orang-orang untuk mengatur diri mereka sendiri sebelum rapat. Orang-orang dapat menggali mengapa hal-hal tertentu terjadi (atau tidak terjadi), sehingga mereka dapat membawa penyebab dan solusi potensial ke pertemuan – bukan hanya salah langkah atau teori yang dirumuskan dengan tergesa-gesa.
Misalnya, jika sebuah proyek mengharuskan materi iklan di tim Anda bekerja sepanjang waktu untuk menyelesaikan tugas tepat waktu, mengapa hal ini terjadi? Apakah jadwal proyek diatur dengan buruk? Apakah orang yang tidak berpengalaman ditugaskan untuk tugas yang salah?
Tanggapan dari kuesioner harus menginformasikan agenda pertemuan post-mortem, memfokuskan diskusi pada isu-isu yang memiliki dampak terbesar. Namun kuesioner juga berarti hal-hal yang “lebih kecil” tidak diabaikan dalam proses post-mortem penuh.
3. Pilih moderator untuk menjaga agar rapat tetap pada jalurnya.
Tujuan dari post-mortem proyek adalah untuk mengevaluasi secara konstruktif apa yang telah dicapai oleh tim proyek, dan apa yang dapat dilakukan dengan lebih baik.
Agar diskusi ini menjadi produktif, seseorang perlu menjaga percakapan tetap sopan, fokus, dan bergerak maju. Di sinilah moderator rapat masuk.
Tetapkan seorang moderator sebelum pertemuan tatap muka yang dapat tetap berpegang pada agenda dan memimpin diskusi jika tidak terkendali. Moderator tidak harus menjadi manajer proyek atau anggota tim kepemimpinan Anda, mereka hanya perlu merasa nyaman mengambil alih.
4. Tetapkan agenda yang jelas.
Dengan begitu banyak detail yang harus dibahas dalam waktu yang singkat, mudah bagi pertemuan post-mortem untuk menyimpang dari jalur. Bantu menjaga diskusi tetap terkendali dengan membuat agenda rapat yang jelas sebelumnya:
Mulailah dengan rekap tujuan inti proyek, secara singkat membahas tujuan dan metrik yang ditetapkan pada awal. Bagian ini tidak boleh lebih dari lima menit dan harus bertindak sebagai penyegaran cepat tentang apa yang akan dilakukan tim Anda.
Tinjau hasilnya secara singkat. Setelah Anda membahas tujuan dan sasaran utama, luangkan beberapa menit untuk meninjau hasil akhir proyek. Ini harus menjadi evaluasi langsung apakah proyek memenuhi metrik tim Anda untuk sukses atau tidak. Apakah Anda mencapai target yang Anda tetapkan untuk dipenuhi?
Menyelidiki Mengapa atau kenapa tidak. Sekarang saatnya untuk menggali mengapa proyek berakhir seperti itu, dan bagaimana perasaan anggota tim tentang hal itu. Diskusi ini harus mengambil sebagian besar pertemuan. Kami telah menjelaskan cara menyusun ujian Anda di bagian ini [jump to last section].
5. Pastikan untuk menutup loop.
Pertemuan post-mortem hanyalah salah satu langkah dari proses post-mortem.
Hasil akhir dari kuesioner dan pertemuan harus menjadi dokumen post-mortem yang menguraikan kesimpulan dari penyelidikan dan takeaways ditindaklanjuti untuk masa depan.
Dan penyelidikan ini bukan hanya tentang apa yang berjalan dengan baik atau buruk, tetapi apa yang akan berubah untuk masa depan, dan bagaimana caranya? Apa yang menyebabkan kesuksesan besar di sini yang dapat kami botolkan dan gunakan pada proyek lain?
Sirkulasikan dokumen pemeriksaan post-mortem kepada peserta untuk mendapatkan persetujuan mereka. Kemudian sebarkan takeaways seluruh departemen untuk proyek masa depan kepada semua orang.
Pertanyaan Post-Mortem Proyek
Pertanyaan kuantitatif untuk menilai pelaksanaan proyek. Pertanyaan kualitatif untuk melampaui data. Pertanyaan subjektif untuk memahami perspektif karyawan.
Jadi apa sebenarnya yang harus diperiksa post-mortem? Ada beberapa penampang yang berbeda untuk membingkai pertanyaan Anda. Kategori dasar inkuiri adalah perencanaan, pelaksanaan, hasil, dan komunikasi.
Dalam setiap kategori, Anda harus mengajukan pertanyaan kuantitatif, kualitatif, dan subjektif:
Pertanyaan Kuantitatif untuk Menilai Pelaksanaan Proyek.
Ini adalah pertanyaan standar ya atau tidak Anda.
Apakah tenggat waktu terpenuhi atau terlewatkan? Apakah kami menyediakan semua hasil yang diuraikan dalam ruang lingkup proyek? Apakah metrik keberhasilan yang telah ditentukan sebelumnya tercapai? Apakah garis besar alur kerja dan proses diikuti? Apakah terjadi pembengkakan anggaran?
Saat Anda melihat proyek dari perspektif ini, pertanyaan kunci yang mendasari selalu: Apakah rencananya baik? Apakah kita mengikuti rencananya? Apakah rencananya buruk? Mengapa?
Semua pertanyaan kuantitatif yang Anda ajukan pada akhirnya harus mengarah kembali ke tema menyeluruh ini.
Pertanyaan Kualitatif untuk Melampaui Data.
Pertanyaan-pertanyaan terbuka ini harus mengevaluasi proyek di luar data keras dan perencanaan.
Apakah kami memberikan pekerjaan dengan standar tinggi yang kami dan klien kami harapkan? Apakah klien setuju? Apakah orang merasa memiliki sumber daya, informasi, dan dukungan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka sendiri? Apakah kriteria kampanye atau ekspektasi tugas didefinisikan atau dikomunikasikan dengan buruk?
Baik dalam pertanyaan kuantitatif maupun kualitatif, jelaskan secara spesifik tentang apa yang berhasil dengan baik dan apa yang tidak.
Misalnya, apakah Anda memiliki tanggal pengiriman bagi klien untuk membagikan persona mereka, tetapi tidak ada waktu peninjauan bawaan? Mungkin klien mengirim mereka tepat waktu (sesuai rencana proyek), tetapi mereka tidak memadai untuk kebutuhan proyek.
Atau, apakah kurangnya pengawasan oleh manajer akun mengakibatkan manajer kampanye PPC baru menghabiskan lebih banyak uang terhadap anggaran iklan klien?
Masuk ke rincian akan membantu mengidentifikasi akar masalah.
Pertanyaan Subyektif untuk Memahami Perspektif Karyawan
Pertanyaan subjektif membantu menilai bagaimana perasaan anggota tim Anda dan dapat membantu kepemimpinan mengidentifikasi tanda-tanda kelelahan dan kelelahan yang mengganggu sejak dini.
Pertanyaan-pertanyaan ini juga memberi tahu pimpinan proses apa yang paling berhasil dengan tim mereka, membantu mereka merencanakan proyek masa depan.
Apa yang paling dan paling tidak dinikmati orang tentang proyek ini? Bagaimana bekerja dengan klien? Perubahan apa yang akan mereka buat untuk jenis proyek ini di masa depan? Bagaimana pekerjaan bisa berjalan lebih lancar dengan klien ini atau di antara departemen tertentu di masa depan? Apakah Anda ingin mengerjakan proyek serupa lagi? Jika tidak, mengapa tidak?
Pertemuan post-mortem akan membantu tim Anda terus meningkatkan proses Anda. Perlu diingat, post-mortem yang tidak berdampak pada tindakan di masa depan adalah buang-buang waktu. Dengan mengingat hal ini, pastikan untuk menindaklanjuti wawasan Anda untuk menghasilkan hasil yang lebih baik pada proyek-proyek berikutnya.
Catatan Editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Mei 2016 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.
