5 Hal Yang Harus Diketahui Setiap Pemasar Tentang Kepatuhan

Sebelum GDPR, kepatuhan tidak begitu berarti bagi pemasar seperti saat ini. Itu dilihat sebagai sesuatu yang “orang lain” harus khawatirkan, seperti tim hukum Anda. Tiga tahun setelah perubahan terbesar dalam lanskap privasi, organisasi di seluruh dunia harus beradaptasi di seluruh perusahaan terhadap dampaknya jauh melampaui Uni Eropa di mana ia memiliki dampak paling langsung.

Banyak dari efek ini berada di pundak pemasar yang berkuasa — yang harus bergulat dengan evolusi lanskap privasi saat mereka mendapatkan momentum di seluruh dunia dan harus mencari cara untuk bekerja dengan mereka dalam keseharian mereka.

Dalam dunia komunikasi dan pemrosesan data yang sibuk saat ini, mudah untuk mengabaikan tanggung jawab pemasaran kepatuhan dengan tekanan tenggat waktu dan tujuan bisnis. Mengetahui apa tanggung jawab untuk kepatuhan dalam pemasaran seringkali tidak jelas pada tingkat operasional. Ini pasti membuka perusahaan Anda terhadap risiko yang dapat merugikan perusahaan Anda jika tidak ditangani.

Dalam membangun strategi kepatuhan Anda, seringkali sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai dan fokus pada apa — tetapi menyadari beberapa pedoman kepatuhan pemasaran dasar dapat bermanfaat bagi perusahaan Anda, besar atau kecil, dan membekali Anda dengan amunisi yang tak ternilai untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Itu sebabnya di bawah ini saya telah menyusun daftar beberapa praktik terbaik yang dapat dicapai setiap pemasar dalam organisasi mereka sendiri.

5 Hal yang Harus Diketahui Pemasar Tentang Kepatuhan

1. Tunggu, ‘Data’ Apa Itu?

Sebagai pemasar, Anda mungkin paling dekat dengan banyak data pengguna yang dikumpulkan perusahaan Anda. Ini dapat memberi tahu Anda banyak tentang pengguna atau pelanggan Anda dan digunakan oleh tim secara internal untuk mencapai tujuan penjualan dan pemasaran.

Sayangnya, penggunaan data ini secara luas di seluruh organisasi Anda dapat membukanya terhadap risiko disalahgunakan atau tidak terlindungi jika tidak ada kontrol yang tepat. Itulah mengapa yang terbaik adalah menempatkan struktur untuk menjaga data ini terorganisir, diaudit, dan aman.

Mencatat berbagai sumber data yang ada di seluruh perusahaan Anda dan bagaimana mereka berinteraksi dengan perangkat lunak dan sistem sangat penting.

Menggunakan intel ini memungkinkan Anda untuk membuat rencana yang ketat untuk mempertahankan struktur data yang konsisten dan menerapkan perubahan yang diperlukan, sambil memberi Anda kemampuan untuk berputar saat bisnis berkembang.

Mempertahankan jejak audit catatan data sangat penting agar dapat menanggapi setiap permintaan oleh badan pengatur. Menggunakan perangkat lunak otomatis untuk menyinkronkan log sistem dan mengurangi ketergantungan pada lembar excel sejauh ini merupakan cara terbaik untuk mengelola kumpulan data besar dan menghasilkan laporan berdasarkan permintaan. Menggunakan pembelajaran mesin untuk memindai dan membuat katalog aset data di seluruh perusahaan membantu Anda lebih memahami data sehingga Anda dapat memperoleh lebih banyak nilai darinya.

2. Pengumpulan dan Penggunaan Data yang Sesuai

Bisnis selalu mengumpulkan data tentang pelanggan kami, yang harus kami ingat pada akhirnya adalah milik mereka, dan bukan Anda!

Seseorang hanya memilih untuk membagikan datanya kepada Anda dengan harapan bahwa Anda akan menjaga kepentingan mereka tetap aman. Setiap individu perlu selalu diberitahu tentang tujuan penggunaannya.

Informasi ini terkandung dalam kebijakan privasi Anda yang harus terus ditinjau dan jika Anda membuat perubahan ini, Anda berkewajiban untuk memberi tahu setiap individu dalam lingkupnya. Tidak hanya itu, seseorang dapat memilih untuk meminta dan menarik datanya kapan saja, yang juga wajib Anda patuhi. Mengatur data Anda dalam prinsip seperti dijelaskan di atas dan memiliki sistem yang dapat mengekstrak dan menghapus data ini sangat penting untuk menghormati keinginan pelanggan Anda.

Alat kepatuhan telah dikembangkan dengan mempertimbangkan persyaratan ini. Menggunakan sistem yang berjalan dengan presisi dan keandalan, yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan Anda saat Anda tumbuh, memberi Anda kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan dan patuh tanpa harus membangun sistem yang dipesan lebih dahulu atau bergantung pada lembar excel yang mengganggu.

3. Buat Tim Kepatuhan

Organisasi besar dan kecil mendapat manfaat dari memiliki tim multi-disiplin yang berfokus pada kepatuhan yang tersebar di berbagai aktivitas perusahaan. Ini bukan lagi hanya masalah yang disembunyikan untuk dipecahkan oleh satu orang atau tim. Tidak diragukan lagi, jika seorang pemasar membutuhkan bantuan dari rekan web atau teknologi, seringkali sulit untuk mendapatkan bantuan dari mereka jika kepatuhan juga tidak termasuk dalam daftar prioritas mereka.

Setiap anggota memiliki manfaat pengetahuan dalam spesialisasi mereka sendiri, yang hanya dapat bermanfaat jika dibagikan. Misalnya, tanggung jawab manajer teknologi dapat mencakup mengetahui bagaimana kumpulan data di seluruh organisasi disusun dan bagaimana kontrol kepatuhan harus diterapkan. Mereka perlu memastikan pemasar diperlengkapi untuk melakukan pekerjaan mereka menggunakan data yang disimpan dalam sistem yang sesuai dan aman.

Bermitra dengan tim hukum Anda dalam inisiatif pemasaran berarti Anda bekerja sama untuk mencapai tujuan kreatif dengan cara yang sesuai. Tanpa akses ke pakar materi pelajaran ini, yang memiliki pengetahuan mendalam tentang masalah kepatuhan, terutama karena mereka berubah di yurisdiksi lain, menyulitkan pencapaian tujuan bisnis dan dapat menyebabkan hambatan. Menggunakan perangkat lunak kepatuhan untuk menghubungkan tim/individu ini dapat membantu tim berkolaborasi dalam inisiatif dengan cara yang lebih efisien.

Membangun tim yang dapat menjadikan kepatuhan sebagai prioritas dan bekerja sama secara berkelanjutan untuk mempertahankan dan mengadaptasi prinsip-prinsip tata kelola data adalah kunci keberhasilan.

4. Buat Pemeriksaan Kepatuhan dan Tata Kelola Data Internal

Dengan proses data yang dikelola di seluruh organisasi, seringkali sulit untuk memastikan lingkungan yang kohesif dalam hal praktik kepatuhan.

Oleh karena itu, penting untuk menempatkan pagar pembatas dan proses untuk mengurangi risiko dengan memastikan semua karyawan mengetahui praktik manajemen data internal dan memeriksa untuk meningkatkan proses ini. Memastikan pelatihan reguler diberikan adalah cara mudah untuk memenuhi uji tuntas Anda dalam hal ini. Bagaimanapun, pengelolaan data adalah tanggung jawab semua orang, dengan segala penyalahgunaan yang berakibat merugikan perusahaan.

Mengelola dan mengendalikan kohesi merek di semua saluran konten pemasaran Anda termasuk media digital, cetak, dan sosial adalah hal yang mudah.

Penilaian kampanye masa depan akan memungkinkan Anda untuk mengantisipasi potensi masalah kepatuhan pada tahap awal. Mempertahankan konsistensi ini di seluruh kampanye konten mitra dan pemasaran bersama memastikan persyaratan hukum apa pun dapat diikuti. Mendokumentasikan pengumpulan data dan praktik manajemen untuk tim yang berbeda sangat penting dan penyediaan pembaruan rutin dapat membantu karena hukum terus berkembang di berbagai wilayah tempat pelanggan Anda mungkin melakukan bisnis.

Juga sangat penting bahwa setiap karyawan mengetahui siapa yang harus dihubungi dengan permintaan mendesak apa pun karena mereka mungkin berada dalam peran menghadapi pelanggan di mana pelanggan yang dirugikan mungkin memerlukan tanggapan mendesak terhadap keluhan dengan data mereka. Permintaan semacam itu dapat peka terhadap waktu sehingga dapat mengeskalasi masalah sensitif ke perwakilan perlu dibuat tugas yang mudah untuk menghindari potensi penegakan peraturan yang dapat terjadi karena tidak menanggapi masalah dalam jangka waktu yang ditentukan.

5. Pantau Rezim Privasi Global dan Gabungkan Perubahan

Anda mungkin telah memperhatikan bahwa privasi sekarang menjadi perhatian utama di banyak negara dengan pendekatan lokal terhadap privasi yang diputar setiap hari.

Sebagian besar mengikuti aspek peraturan yang mengalir dari GDPR dan arahan E-Privacy, wilayah sekarang beradaptasi, dan berusaha untuk menegakkan dan menghormati privasi setiap individu. Dengan itu, penting untuk mengetahui apa yang berlaku untuk Anda.

Meskipun Anda mungkin berpikir bahwa sesuatu seperti GDPR tidak ada hubungannya dengan Anda atau privasi pelanggan Anda karena Anda tidak berbasis di UE, ini tidak bisa jauh dari kebenaran.

GDPR berlaku di tempat Anda mungkin memiliki pengguna atau pelanggan, sehingga diperlukan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan privasi individu di area tersebut.

Baik itu mengadaptasi manajemen cookie untuk penggunaan web/aplikasi atau memastikan bahwa komunikasi Anda dengan pelanggan DACH Anda sesuai menggunakan email pilihan ganda, penting untuk tetap mengikuti persyaratan peraturan saat Anda mengembangkan inisiatif pemasaran Anda. Pertimbangan perlu diperluas ke undang-undang setempat juga jika Anda memperluas jangkauan ke wilayah baru.

Mengetahui apa yang sesuai di wilayah baru harus menjadi perhatian utama dalam kasus ini karena tidak ada wilayah yang sama dalam hal pendekatan mereka terhadap kepatuhan pemasaran. Menciptakan strategi kepatuhan dan bekerja sama dengan tim kepatuhan hukum dan yang lebih luas sangat penting untuk mencapai tujuan Anda.

Panduan peraturan terus berkembang, jadi pastikan Anda mengevaluasi dan memenuhi persyaratan yurisdiksi yang berbeda secara konsisten — ini adalah pekerjaan penuh waktu.

Pikiran Akhir

Saat menerapkan kepatuhan pemasaran ke perusahaan Anda, penting untuk memperlakukannya sebagai prioritas utama untuk bisnis Anda. Karena pemasar terus berjuang untuk kreativitas tetapi terhalang oleh kepatuhan, sulit untuk mencapai keseimbangan di antara keduanya.

Memiliki pemahaman terperinci tentang aturan kepatuhan yang berlaku dan teknik praktik terbaik menjadikan pemasar aset berharga bagi perusahaan mana pun. Mampu memiliki pandangan ke depan terhadap tantangan kepatuhan potensial sejak dini dalam mengembangkan inisiatif pemasaran Anda sangat kuat, dan dapat menghasilkan keputusan yang lebih efektif.

Lebih dari sebelumnya, integritas merek telah menjadi landasan bagi perusahaan. Menunjukkan kepada pengguna bahwa Anda serius tentang kepatuhan pemasaran dan menghormati privasi mereka akan membedakan Anda dari pesaing Anda.

Sumber Artikel