Baik itu dengan klien tunggal, tim internal yang besar, atau pemangku kepentingan eksternal, menyelenggarakan pertemuan yang sukses dan menarik adalah bentuk seni.
Dibutuhkan keterampilan untuk mengetahui bagaimana secara bersamaan menarik perhatian, menginformasikan, menjadi interaktif, dan meninggalkan kesan abadi – ini benar-benar bukan hal yang mudah.
Prospek mengadakan rapat mungkin menjadi lebih menegangkan saat sesi online. Karena rapat baru di dunia virtual, tidak ada peta jalan untuk menyelenggarakan rapat yang sukses.
Namun, sebagus apa pun itu, peta jalan tidak selalu menjadi kunci kesuksesan. Terkadang kuncinya adalah belajar dari orang-orang yang memiliki pengalaman mengadakan pertemuan virtual dan memahami apa yang menurut mereka membuat mereka sukses. Dalam posting ini, kita akan membahas kesalahan umum pertemuan virtual dan mendapatkan wawasan dari HubSpotters berpengalaman tentang cara menghindarinya.
1. Tidak mengakui kesalahan.
Tidak ada seorangpun yang sempurna.
Meskipun banyak orang tahu itu, momen yang terlalu umum dalam pertemuan virtual mendorong kesalahan di bawah karpet dan bertindak seolah-olah itu belum terjadi. Sayangnya, saat semua orang melihat layar mereka, kebanyakan orang melihat kesalahan, dan mengabaikannya dapat menimbulkan rasa canggung.
Di saat-saat seperti ini, penting untuk diingat bahwa dunia virtual yang semakin baru adalah hal baru bagi semua orang. Kita semua sadar bahwa beradaptasi dengan proses baru bisa jadi sulit, jadi tentu saja, akan ada masalah yang tidak terduga.
Jon Dick, Wakil Presiden Senior Pemasaran di HubSpot, setuju, dan nasihatnya relatif langsung: “Seperti pepatah lama, ‘Jika Anda tidak dapat menyembunyikannya, tampilkanlah!’ Slide tidak dibagikan? Anak-anak menyerbu ke dalam ruangan? Tidak dalam mode bisu? Jangan stres – tertawalah, rileks, dan akui itu. ”
2. Tidak ada rencana cadangan untuk teknologi yang salah.
Mikrofon atau PowerPoint yang tidak berfungsi tidak akan mengganggu rapat langsung Anda, tetapi secara efektif akan menutup rapat virtual. Mengingat ini, Ashley Ladd, Manajer tim Diversity, Inclusion, & Belonging di HubSpot, mengatakan bahwa tidak memiliki rencana cadangan teknologi untuk pertemuan virtual Anda adalah sebuah kesalahan.
Ladd berkata, “Koneksi internet kami selalu stabil sampai kami membutuhkannya, jadi memiliki rencana cadangan memastikan pelaksanaan acara Anda tanpa cela dan mengurangi kekhawatiran tentang koneksi Anda atau membuat rapat terputus.”
Dia mengatakan bahwa rencana B Anda dapat mencakup hal-hal seperti rekan tuan rumah yang ditunjuk, rekan satu tim, atau teman untuk mengambil alih jika terjadi kesalahan, atau saat Anda memecahkan masalah apa pun: “Yang terburuk adalah ketika Anda harus menghabiskan waktu untuk meributkan koneksi Anda dan itu mengganggu aliran rapat Anda. “
3. Kurangnya diskusi dan kolaborasi.
Salah satu aspek terbesar dari rapat adalah kolaborasi dan diskusi yang berasal dari keterlibatan audiens. Pertemuan virtual khususnya membuat ini lebih sulit, dan sering kali ditandai dengan sebaliknya.
Perangko Becca, Spesialis Pengembangan dan Pembelajaran Global Senior di HubSpot, mengatakan bahwa kesalahan umum adalah tidak menyediakan ruang untuk percakapan. Solusinya adalah membuat upaya khusus untuk mendorongnya: “Penting untuk memberi setiap orang ruang untuk berhenti diam dan berkontribusi sepanjang sesi. Peserta dapat menambahkan begitu banyak nilai, baik melalui diskusi dan obrolan. ”
Jill Noonan, Fasilitator Senior di HubSpot, memberikan detik pada tip ini dan berkata: “Ciptakan interaksi bila memungkinkan. Baik secara langsung atau virtual, mendengarkan satu orang hadir tanpa interaksi atau percakapan apa pun dapat menguras tenaga bagi mereka yang mendengarkan. Jika Anda melakukan presentasi di lingkungan virtual dan seseorang mengajukan pertanyaan, bukalah untuk diskusi kelompok. ”
4. Meninggalkan inklusi dan aksesibilitas di pinggir jalan.
Apakah rapat Anda dilakukan secara langsung atau virtual, penting untuk memperhatikan dan memprioritaskan inklusi dan aksesibilitas.
Pilih untuk menggunakan perangkat lunak yang menambahkan teks untuk transkripsi ucapan, tulis teks deskriptif alternatif dari gambar untuk perangkat pembaca layar, dan perhatikan berbagai pengalaman yang mungkin dimiliki peserta.
Ben Perreira, Diversity, Inclusion and Belonging Program Manager di HubSpot, mengatakan bahwa cara mudah untuk menunjukkan kepedulian Anda terhadap DI&B adalah dengan mendorong peserta untuk meletakkan kata ganti di nama profil mereka. Dia berkata, “Tambahkan kata ganti ke nama Zoom Anda sebagai cara untuk menampilkan penyertaan selama rapat virtual, dan dorong rekan tim Anda untuk melakukannya juga.”
5. Mencoba melakukan banyak tugas.
Tidak pernah semudah ini untuk mengikuti rapat, dan juga tidak pernah semudah ini kehilangan fokus selama rapat.
Jika Anda menggunakan komputer pribadi, akan sangat sulit untuk tetap fokus karena semua yang Anda nikmati ada di depan Anda. Pemeriksaan cepat email Anda dapat secara tidak sengaja berubah menjadi sepuluh menit gangguan yang membuat Anda menjauh dari konten rapat.
Itulah mengapa kesalahan umum adalah, atau setidaknya mencoba, melakukan banyak tugas selama rapat. Dick berkata: “Multitasking selama rapat Anda adalah cara yang pasti untuk merasa kurang informasi dan tidak berhasil di penghujung hari.” Solusinya? Mudah – “Matikan notifikasi dan tutup email”.
6. Tidak mendorong pembicara dan pembawa acara.
Jangan berasumsi bahwa seseorang mungkin lebih nyaman selama pertemuan virtual karena mereka tidak berada di depan audiens secara langsung. Menghadapi layar yang penuh dengan wajah masih bisa menjadi hal yang menegangkan seperti halnya menatap ruangan yang penuh dengan orang.
Namun, dukungan yang diterima orang-orang dari peserta selama pertemuan langsung, seperti tepuk tangan, dapat memberi semangat dan membuat tuan rumah merasa lebih nyaman. Sayangnya, dukungan ini sering kali hilang dari rapat virtual.
Meskipun Anda tidak bisa bertepuk tangan, Dick mengatakan bahwa tetap penting untuk menunjukkan dorongan secara virtual, karena rasanya aneh untuk hadir tanpa reaksi manusia. Dia berkata, “Masuklah ke jendela obrolan untuk menyemangati orang dan mendorong mereka saat mereka melakukan presentasi. Ini menyemangati dan membantu orang merasa seperti Anda mendengarkan. “
7. Tidak menyisakan ruang untuk jaringan.
Saat rapat virtual terjadi di perangkat digital, peserta tidak lagi berinteraksi dengan rekan mereka saat mereka berakhir. Stamp mengatakan bahwa melupakan aspek obrolan di lorong rapat dapat merugikan, karena saat ini sering kali memberi orang kesempatan untuk membangun jaringan, membuat koneksi, dan mendekompresi.
Dia berkata, tentang orientasi karyawan HubSpot, “Kami telah melihat nilai luar biasa dalam menghabiskan lima hingga sepuluh menit ekstra pada Zoom di akhir setiap sesi. Ini menciptakan lingkungan lorong sesi tatap muka, dan percakapan ini membantu kami membangun lebih banyak komunitas di antara kelompok. “
8. Menjadi impersonal.
Anda mungkin merasakan tekanan untuk menampilkan sisi diri Anda yang lebih halus selama pertemuan virtual. Dalam beberapa kasus, seperti ketika eksekutif bisnis berbicara dengan timnya, masuk akal dan diharapkan bahwa pengalaman tersebut lebih bersifat korporat dan bersih.
Namun, terlalu dipoles terkadang bisa membuat Anda tidak manusiawi, yang memengaruhi keterkaitan antara Anda dan audiens Anda.
Lingkungan pertemuan yang robotik juga bisa terasa membosankan dan melepaskan diri, yang berlawanan dengan keinginan Anda. Kiat Noonan adalah menampilkan kemanusiaan melalui personalisasi. Dia berkata, “Kemanusiaan sangat penting. Mengetahui kapan dan di mana harus menggunakan contoh pribadi atau menampilkan kerentanan akan membangun kepercayaan dan menunjukkan bahwa kita semua berada di halaman yang sama. ”
9. Tidak menggunakan tombol mute untuk semua manfaatnya.
Tidak ada yang ingin secara tidak sengaja meninggalkan mikrofon sehingga semua orang dapat mendengar mereka berteriak kepada teman sekamar atau meminta hewan peliharaan untuk berhenti bersuara. Ini bukan kesalahan besar, tetapi ada cara mudah untuk menghindari kesalahan yang berumur pendek tetapi terlalu umum ini karena tidak menggunakan tombol mute untuk semua yang sepadan.
Perreira berkata, “Saat kamu tidak sedang berbicara, bisukan dirimu. Bisukan / suarakan juga dapat berfungsi sebagai sinyal untuk menunjukkan bahwa Anda siap berkontribusi dan melayani [sic] cara yang berguna bagi anggota kelompok untuk memastikan bahwa mereka yang ingin berbicara diberi kesempatan untuk didengarkan. ”
10. Tidak bersenang-senang.
Meskipun menjadi tuan rumah bisa membuat stres, Ladd dan Stamp mengatakan bahwa bersenang-senang itu penting.
Ladd mengingat check-in komunitas BLACKhub di mana para peserta memainkan permainan bernama Ini atau Itu. Dia berkata, “Kami membuat edisi Bulan Sejarah Hitam, jadi permainan kami menampilkan pemimpin kulit hitam dalam olahraga, film, kewirausahaan, dan banyak lagi. Kami memiliki sekitar delapan slide berbeda, dan itu cara yang menyenangkan, cepat, dan mudah untuk membuat semua orang berinteraksi dan berpartisipasi. ”
Stamp juga menyediakan ruang untuk momen-momen ini selama pertemuan orientasi: “Jadwalkan kopi opsional, makan siang, atau hang-out sore untuk membantu peserta terhubung. Ini memberi karyawan baru kami ruang untuk mengenal satu sama lain dengan cara yang autentik dan lebih pribadi. “
Rapat Virtual Masih Bisa Sukses, Menarik, dan Memenuhi
Meskipun ada cukup banyak kesalahan dalam daftar ini, mereka persis seperti itu – kesalahan. Mereka bukanlah akhir dunia, dan tidak ada yang akan menghukum Anda untuk mereka.
Pertimbangkan saran dari HubSpotters berpengalaman, dan Anda mungkin akan menemukan diri Anda mengadakan pertemuan virtual yang menarik yang sama berdampak seperti yang dapat Anda lakukan secara langsung.
